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Einteilung der Belegarten in der Buchhaltung

Unterscheidung nach Geschäftsfällen

Die Buchhaltung kann nur im Sinne der Buchungsgrundsätze durchgeführt werden, wenn es Belege als Beweise für die Geschäftsfälle gibt. Dabei gibt es die Klassiker wie die Eingangsrechnung, aber auch seltener auftretende Belege. Allen gleich ist, dass sie nachweislich den Geschäftsfall dokumentieren müssen, aber bei der Fülle kann man auch von bestimmten Gruppen oder auch von einer Einteilung der Belege sprechen.

Wie werden die Belege in der Buchführung eingeteilt?

Die Belege im Unternehmen werden nach bestimmten Kriterien untergliedert, wobei es typische Situationen wie die Eingangsrechnung oder die Ausgangsrechnung gibt. Es gibt aber auch interne Belege und es gibt auch andere Möglichkeiten, die Belege als Beweisstücke in der Buchhaltung zusammenzufassen. Kriterien sind dabei

Belege nach ihrer Herkunft

Wenn man die ersten Buchungssätze in der Schule übt, kommt man unweigerlich auf die Ausgangsrechnung ergo die Rechnung an einen Kunden und die Eingangsrechnung als Rechnung von einem Lieferanten. Beiden gleich ist, dass man als Unternehmen einen Außenkontakt hat. Sowohl die Rechnung hinaus zum Kunden als auch jene herein vom Lieferanten ist ein externer Beleg, also ein Beleg, der die Außenbeziehungen des Unternehmens zum Inhalt hat. Das gilt für die Gutschriften oder die Bankbelege (Bankauszüge) ebenso.

Das Gegenteil sind die internen Belege. Ein interner Beleg liegt vor, wenn man von einer Abteilung einen solchen vorgelegt bekommt, etwa im Rahmen einer Lagerentnahme. Wurden Handelswaren verschickt, dann arbeiten verschiedene Abteilungen zusammen und das ist dann in dem Moment vermerkt, wenn die Ware aus dem Lager genommen wird. Gleiches gilt für Rohstoffe oder Büromaterial.

Belege nach der Entstehung

Das ist ein wenig ein Sonderfall, denn üblicherweise sind alle Belege Urbelege, also Originalbelege. Es kann aber trotzdem passieren, dass eine Rechnung verloren geht und man ein Duplikat verwenden muss. Man spricht dann von Ersatzbelege als eigene Art. Sie sind genauso gültig wie das Original, aber eben kein Original. Neben dem Verlust des Originals kann es auch zu Belegen kommen, die ebenfalls kein Originalbeleg sind, etwa bei Abrechnungen im Rahmen der Trinkgeldverrechnung in einem gastronomischen Betrieb.

Belege nach Anzahl der Geschäftsfälle

Die dritte Unterscheidung und damit Einteilung in der Masse an Belegen ist der Unterschied zwischen einem Einzelbeleg und einem Sammelbeleg. Viele Belege sind Einzelbelege und dokumentieren einen einzelnen Geschäftsfall. Es geht aber auch anders, denn der Sammelbeleg umfasst mehr als einen Geschäftsfall. Der typische Fall ist die Lohn- oder Gehaltsliste mit den Informationen zu den Auszahlungen an die Mitarbeiter, wobei auf einer Liste verschiedenste Geschäftsfälle zu finden sind, da ja jede einzelne Bezahlung eigens verbucht werden muss.

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Der Beleg ist der Beweis für die erfolgte Geschäftshandlung, wobei es eine Einteilung der Belegarten gibt. Man kann generell den Einzelbeleg vom Sammelbeleg unterscheiden. Ersteres für einen einzelnen Geschäftsfall wie einen Einkauf, zweiteres könnte eine Lohnliste sein.

Typische Belege sind die Rechnungen wie die Ausgangsrechnung und die Eingangsrechnung sowie natürlich die Bankbelege. Da die meisten Zahlungen und Erträge über die Bank laufen, ist der Bankauszug heute noch wichtiger als früher. Das Kassabuch spielt daher nicht immer eine Hauptrolle, der Kassabon ist aber für Bareinkäufe nach wie vor ein Thema. Auch der Postbeleg belegt die Kosten für den Versand und ähnliche Ausgaben.

Weitere Möglichkeiten sind etwa eine Gutschrift an Kunden oder auch die verschiedensten Vorschreibungen von der Steuervorschreibung des Finanzamtes bis zu der Vorschreibung der Versicherungen, wie etwa auch der gesetzlichen Sozialversicherung.

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Buchhaltung Belege und die BelegartenArtikel-Thema: Einteilung der Belegarten in der Buchhaltung
Beschreibung: Die Einteilung der Belegarten entspricht den verschiedenen Geschäftsfällen wie Rechnungen oder interne Belege und auch Ersatzbelege.

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