Sie sind hier: Startseite -> Buchhaltung -> Aufbewahrung der Belege

Aufbewahrungspflicht der Belege in der Buchhaltung

Vorschrift für die Aufbewahrung aller Belege

Also bucht man die Belege des letzten Monats, um auch die Buchhaltung abschließen zu können und nachdem man damit fertig ist zerknüllt man die Rechnungen und wirft sie in den Papierkorb, weil nicht mehr benötigt - falsch! Ein wesentlicher Grundsatz und eine gesetzliche Vorschrift für Unternehmen ist das Aufbewahren der Belege, die für die Buchhaltung relevant sind und zwar sowohl für die Einnahmen-Ausgaben-Rechner als auch für die Unternehmen, die eine doppelte Buchhaltung führen.

Was ist die Aufbewahrungspflicht bei Belege?

In der Buchhaltung gibt es verschiedene Vorschriften und die Aufbewahrungspflicht bei Belege ist eine davon. Das bedeutet, dass je nach Land eine bestimmte Anzahl an Jahren alle Belege aufzubewahren sind. Dabei kann es erhebliche Unterschiede geben und es ist zu beachten, dass sich diese gesetzlichen Vorschriften auch ändern können. Generell gilt, dass die Belege aufzubewahren sind, um sie später nochmals kontrollieren zu können, vor allem im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Warum gibt es die Aufbewahrungspflicht?

Wenn man gelost wird und es zu einer Betriebsprüfung kommt, wird überprüft, ob die Angaben für die Steuerzahlung korrekt erarbeitet wurden. Es wird also kontrolliert, ob anhand der Belege die Geschäftsfälle richtig eingetragen wurden. Wenn man nun keine Belege mehr vorweisen kann, können die Eintragungen auch geschummelt sein, man hat keinen Nachweis für teure Einkäufe, für die Umsätze oder für die Anschaffung neuer Gebäuden samt Kosten für die Einrichtung. Die Belege sind nicht nur lästig, sie schützen auch vor Misstrauen durch die Behörden, weil man damit nachweisen kann, dass man die eingetragenen Kosten wirklich zu leisten hatte.

Was zählt zu den Belegen?

Zu den Belegen zählen die Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Kassabuch, Bankbelege, Inventarlisten und alle weiteren Dokumente, die die Geschäftsfälle dokumentieren können. Zu beachten sind die unterschiedlichen Fristen. Während in Deutschland und auch in der Schweiz die Belege zehn Jahre aufzubewahren sind, gilt in Österreich eine andere Regelung. Hier reichen bereits sieben Jahre. Das bedeutet, dass man im achten Jahr die Buchhaltungsunterlagen des ersten Jahres entsorgen kann und wieder Platz gewinnt.

Bei der Aufbewahrung ist natürlich dafür zu sorgen, dass den Belegen nichts passieren kann. Ein feuchter Keller ist daher nicht der richtige Aufenthaltsort für die Unterlagen. Man ist aber nicht dazu angehalten, sich einen teuren Safe zu kaufen, denn das ist nicht zumutbar, vor allem für Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen, wo ein Geschäftsjahr oft mit nur einem Ordner abgebildet werden kann. Aber eine Situation zu schaffen, bei der die Belege leicht Schaden erleiden können, ist natürlich schon als Vorsatz zu sehen und daher verboten.

Lesen Sie auch

Grundsatz zur Klarheit und Übersichtlichkeit bedeutet, dass jede Buchung, jeder Geschäftsfall für Außenstehende nachvollziehbar sein muss.

Der nächste Grundsatz betrifft die Richtigkeit und meint, dass man keine Märchen erzählen darf. Das Datum muss genauso stimmen wie auch der tatsächliche Betrag.

Auf der Seite Grundsätze finden Sie die gesamte Liste der Vorschriften und Regeln für die Arbeit in der Buchhaltung.

Themenseiten

Diesen Artikel teilen

Infos zum Artikel

Aufbewahrungspflicht von BelegeArtikel-Thema: Aufbewahrungspflicht der Belege in der Buchhaltung
Beschreibung: Das 💰 Aufbewahren der Belege ist eine der wesentlichen ✅ Vorschriften in der Buchhaltung und gilt für sieben Jahre (Österreich) bzw. zehn Jahre (D + CH).

Wir werden oft gefragt, ob man die Artikel für Studienarbeiten oder Schularbeiten verwenden darf und die Antwort ist ganz klar ja. Dafür haben wir diese Texte auch erstellt - zur Information und Weiterverwendung. Bitte aber bei Möglichkeit auf diese Seite verweisen.
Wer das letzte Bearbeitungsdatum angeben will oder muss: letztes Datum: 14. 04. 2021

Kategorien

Unternehmen
Unternehmen
Personal
Management
Marketing
Musterbriefe

Finanzen
Banken
Börse
Finanzen
Buchhaltung
Kostenrechnung

Wirtschaft allgemein
Immobilien
Politik
Handel
Tourismus
Volkswirtschaft