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Dokumentationsaufgabe in der Buchhaltung

Die Buchhaltung als Dokumentationsquelle

Dadurch, dass man mit der Buchhaltung jeden noch so kleinen Geschäftsfall erfasst, erfasst man damit alle Vorgänge, die es im Unternehmen gibt. Bei der Bilanz denkt man in großen Zahlen, aber Teil dieser sind auch die Einkäufe der Kugelschreiber, die man für die Büros gebraucht hatte.

Dokumentation der Geschäftsfälle

Dokumentation der GeschäftsfälleNeben der Kontrolle der Zahlen und Ermittlung der Steuerhöhe kann man die Buchhaltung daher mit einer weiteren Aufgabe in Verbindung bringen, nämlich mit jener der Dokumentationsfunktion. Denn die Buchhaltung dokumentiert alle Vorgänge und bietet sich als Lexikon an, was wann wo passiert ist und zeigt so auch Entwicklungen auf.

Wenn ein Einzelunternehmer drei Kunden Rechnungen ausstellt, wird er wohl wissen, ob diese bezahlt sind oder nicht. Wenn er aber zehn Rechnungen ausstellt, wird es schon schwieriger, den Überblick zu bewahren. Mit der Buchhaltung kann er ein Werkzeug nutzen, in dem er nachschauen kann, wer gezahlt hat und wer nicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob man ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner ist oder eine doppelte Buchhaltung führt, denn die Aufzeichnungen gelten in beiden Fällen.

Auch die eigenen Schulden bei den Lieferanten lassen sich so ermitteln, indem man die Rechnungen kontrolliert, die schon beglichen sind und jene, die noch offen sind. Die Buchhaltung liefert all diese Informationen, aber man muss damit auch arbeiten, um die Dokumentationsfunktion für sich selbst nutzen zu können. Letztlich hilft man sich selbst, weil man viel leichter den Überblick gewinnt und im Zeitalter von Computer und Internet hat man sogar noch mehr Möglichkeiten der Recherche. Das Internet kann man nutzen, um das Steuerkonto abzurufen und im Computer ist per Software jede Zahl abrufbar, jedes Konto und damit alle Möglichkeiten, um den aktuellen Stand zu erfragen oder auch ältere Zeiträume zu hinterfragen.

Dokumentation als Grundlage für Planung und Kontrolle

Die Buchführung bietet sich als zentrales Werkzeug für wirtschaftliche Entscheidungen an. Mit der Planung aufgrund der Daten kann man erheben, ob neues Personal leistbar ist und ob man ein neues Geschäftsfeld aufbauen kann oder eher noch abwarten muss. Mit der Kontrollfunktion hat man die Möglichkeit, nachträglich die Finanzpläne auf Korrektheit zu hinterfragen.

Diese und weitere Überlegungen bauen auf der Dokumentationsfunktion auf, denn ohne Daten gibt es diese Möglichkeiten nicht. Da jeder Geschäftsfall vorliegt, kann man ablesen, wann wer gekauft hat und ob er im letzten Jahr mehr gekauft hat oder früher gezahlt hat. Ob der Fuhrpark mehr oder weniger wert ist und ob der Kassastand sich erhöht hat - all diese Fragestellungen sind nur zu beantworten, wenn man das Datenmaterial auch zur Verfügung hat, weshalb die Dokumentationsfunktion eine absolute Ausgangsbasis des Buchhaltungssystems ist.

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Dokumentationsfunktion
Die Dokumentationsaufgabe der Buchhaltung ist dadurch gegeben, dass jeder einzelne Geschäftsfall eingetragen wird und jederzeit abgerufen werden kann.

Informationsfunktion
Die Informationsaufgabe der Buchhaltung ist für externe Geldgeber genauso wichtig wie für das eigene Unternehmen, etwa für die Analyse der Unternehmenszahlen.

Ermittlungsfunktion
Die Ermittlungsaufgabe der Buchhaltung führt zu der Höhe der Steuern, der Sozialversicherung und anderer Abgaben, sie führt aber auch zum tatsächlichen Gewinn des Geschäftsjah

Planungsfunktion
Die Planungsaufgabe der Buchhaltung bedeutet, dass durch deren Zahlen Fehlentwicklungen offenbar werden und auch in einem Finanzplan einsetzbar sind.

Kontrollfunktion
Die Kontrollaufgabe der Buchhaltung ermöglicht den Vergleich eines früher aufgestellten Finanzplanes mit den tatsächlichen Zahlen, wie sie aus den Konten erhoben werden können.

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