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Einzelbeleg in der Buchhaltung

Ein Geschäftsfall ist dokumentiert und nachgewiesen

Neben den verschiedenen Belegarten, die in der Buchhaltung für das Erfassen der Geschäftsfälle eingesetzt werden, unterscheidet man auch rein technisch die Anzahl der Geschäftsfälle pro Beleg, wobei hier zwei verschiedene Arten zum Einsatz kommen, nämlich der Einzelbeleg und der Sammelbeleg.

Was ist ein Einzelbeleg?

Der Einzelbeleg ist ein Beweisstück für einen einzelnen Geschäftsfall und kann einen Verkauf, Einkauf oder jegliche Zahlung beinhalten. Damit unterscheidet sich der Einzelbeleg vom Sammelbeleg, bei dem etwa auf einer Lohnliste verschiedene Geschäftsfälle zusammengeführt wurden. Ein Einzelbeleg ergibt einen Geschäftsfall und damit eine Buchung in der Buchhaltung oder auch eine Eintragung bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Beispiele für den Einzelbeleg

Sammelbelege gibt es immer wieder, aber noch öfter gibt es natürlich den Einzelbeleg. Wenn man bei der Post Pakete oder Briefe versendet, erhält man einen Zahlungsbeleg, wenn Büromaterial eingekauft wird, gibt es den Kassabon oder Kassazettel und viele weitere Belege summieren sich im Laufe eines Monats, die es zu erfassen gilt. All diese Belege haben eines gemeinsam, nämlich die Tatsache, dass sie einen einzelnen Vorgang im Rahmen des Unternehmens festhalten. Das kann der Einkauf eines großen Gerätes genauso sein wie der Kauf von Radiergummi oder anderem Verbrauchsmaterial.

Verbucht müssen alle Belege werden - ob nun Einzelbeleg oder Sammelbeleg - und manchmal sind die scheinbar umfangreicheren Sammelbelege die einfacheren, weil bei den Kassazetteln nicht immer erkennbar ist, was wirklich eingekauft wurde. Wenn es keine Hilfestellung durch den Einkäufer gibt, muss nachgefragt werden. Gerade beim Kauf von technischen Geräten gibt es häufig nur eine kryptische alphanummerische Bezeichnung, mit der man wenig anfangen kann, wenn man sich dafür nicht persönlich interessiert. Was aber gekauft wurde, ist wichtig, um prüfen zu können, ob überhaupt eine Verbuchung gefragt ist.

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Der Beleg ist der Beweis für die erfolgte Geschäftshandlung, wobei es eine Einteilung der Belegarten gibt. Man kann generell den Einzelbeleg vom Sammelbeleg unterscheiden. Ersteres für einen einzelnen Geschäftsfall wie einen Einkauf, zweiteres könnte eine Lohnliste sein.

Typische Belege sind die Rechnungen wie die Ausgangsrechnung und die Eingangsrechnung sowie natürlich die Bankbelege. Da die meisten Zahlungen und Erträge über die Bank laufen, ist der Bankauszug heute noch wichtiger als früher. Das Kassabuch spielt daher nicht immer eine Hauptrolle, der Kassabon ist aber für Bareinkäufe nach wie vor ein Thema. Auch der Postbeleg belegt die Kosten für den Versand und ähnliche Ausgaben.

Weitere Möglichkeiten sind etwa eine Gutschrift an Kunden oder auch die verschiedensten Vorschreibungen von der Steuervorschreibung des Finanzamtes bis zu der Vorschreibung der Versicherungen, wie etwa auch der gesetzlichen Sozialversicherung.

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Buchhaltung EinzelbelegArtikel-Thema: Einzelbeleg in der Buchhaltung
Beschreibung: Der Einzelbeleg unterscheidet sich vom Sammelbeleg dadurch, dass er einen Geschäftsfall dokumentiert und damit der Beweis für eine Handlung ist.

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