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Informationsaufgabe in der Buchhaltung

Die Buchhaltung als Informationsquelle

Eine zentrale Aufgabe der Buchhaltung ist die Informationsquelle. Durch die Aufzeichnung aller Geschäftsfälle können sämtliche, das Unternehmen betreffende Zahlen genannt und analysiert werden und damit wird die mit negativem Image behaftete Buchhaltung oder Buchführung zu einem positivem Werkzeug für die Unternehmensleitung oder auch für Abteilungsleitungen.

Information durch die Buchführung

Information durch BuchhaltungDie Buchführung als Informationsinstrument bedeutet, dass alle Zahlen bereitstehen, um die aktuellen Fragen zu klären. So zeigt ein einziger Blick in die Konten der Buchführung, welche Rechnungen die Kunden bereits bezahlt haben und welche noch offen sind. Durch die Eintragung des Datums bei der Bezahlung lässt sich auch ermitteln, wie lange sich die Kunden Zeit lassen, um ihre Rechnungen zu begleichen und damit kann man seine eigene Strategie überdenken und man kann auch die Kennzahlen ermitteln, wie lange man Geld auslegen muss, bis es von den Kunden hereinkommt.

Die Informationsaufgabe der Buchhaltung dient nach innen ebenso wie nach außen. Da die Zahlen die aktuelle Situation des Unternehmens widerspiegeln, sind die Daten aus der Buchhaltung für externe Geldgeber interessant. Tatsächlich kann das Datenmaterial den Ausschlag darüber geben, ob einem Unternehmen Geld zur Verfügung gestellt wird oder nicht - ein mögliches Konzept könnte Venture Capitals für Jungunternehmen sein. Wenn aus der Buchhaltung ersichtlich ist, dass das Geschäftsmodell keine Chance hat, ist der Zug auch schon abgefahren.

Und nach innen kann die Buchhaltung ebenso genutzt werden, um die Effizienz der einzelnen Abteilungen zu hinterfragen. Dabei überschneiden sich auch Buchhaltung und Kostenrechnung, je nach Abteilung und Unternehmensform. Der Wert der Anlagen, die aktuell offenen Rechnungen bei Lieferanten und von Kunden sowie die aktuellen Bestände von Bank und Kassa lassen sich jederzeit abfragen, sodass man stets im Bilde ist und keine Schätzungen vornehmen muss.

Information und Unternehmensentscheidungen

Dabei kann man auf verschiedene Art und Weise agieren. Wenn man sich einen bestimmten Kunden betrachtet, lässt sich schnell erheben, ob es offene Rechnungen gibt und wie viel dieser Kunde in diesem Jahr eingekauft hat. Man kann aber darüber hinaus vergleichen, was im letzten Jahr erzielt wurde und einen Trend aufzeigen, ob der Kunde eher mehr oder weniger kauft. Genauer wird es, wenn man die Möglichkeit hat, mehrere Jahre zu vergleichen und so zu einem Trend kommt.

Neben dem einzelnen Kunden gibt es auch die Gesamtsumme aller Kundinnen und Kunden, so man welche als Unternehmen hat. Abseits von Schulden, Personalkosten und anderer Werte kann man einen Trend ablesen, ob man mehr oder weniger verkauft und die Entscheidung treffen, ob man an einer bestimmten Stelle ansetzen muss - im Marketing zum Beispiel.

Es lassen sich aber auch alle anderen Bereiche hinterfragen - vom Kassastand über das Anlagevermögen bis zur aktuellen Verschuldung und den Bilanzzahlen als Gesamtsumme. Läuft etwas schief, kann man gegensteuern, wenn man die entsprechenden Daten zur Verfügung hat. Die Informationsfunktion der Buchführung liefert diese Daten und zwar genau so, wie sie auch entstanden sind und die Zahlen lassen sich je nach Fragestellung auch per Datum eingrenzen, um bestimmte Phasen zu hinterfragen - etwa wie das Weihnachtsgeschäft im letzten Jahr gelaufen ist oder wie lange es dauert, bis die Weihnachtseinkäufe durch die Kundinnen und Kunden auch wirklich bezahlt wurden.

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