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Personalplanung Zeitaufnahmen

Aufzeichnungen durch Beobachter

Im Rahmen der analytischen Methode zur Personalbedarfsplanung gibt es die Selbstaufschreibung, bei der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notieren und in ein System speichern, was sie wann warum und wie lange getan haben. Diese Methode bindet das Personal mit ein und kann verschiedene Fragen klären wie wiederholende Tätigkeiten, Schwerpunkte und Dauer der Tätigkeiten sowie auch unterschiedliche Bearbeitungszeiten je nach Situation.

Personalplanung: Zeiterfassung durch externe Personen

Die Alternative ist die Methode der Zeitaufnahmen, die auch alle Tätigkeiten erfassen kann, aber die nicht von den betroffenen Leuten selbst erstellen werden. Hier sind es nämlich Beobachter, die die Tätigkeiten notieren und die Arbeitszeit eintragen, um für die Personalplanung Daten zu liefern. Auch in diesem Fall wird in ein internes System gearbeitet, damit man zentral alle Daten zur Verfügung hat und die Analyse für die optimale Personalplanung beginnen kann.

Der Nachteil der Selbstaufschreibung kann darin bestehen, dass nicht sehr genau eingetragen wird, wie lange man wofür gebraucht hat, sie es aus Vergesslichkeit oder weil man die Bearbeitungszeit manipulieren will. Diese Gefahr ist bei der Zeitaufnahmenmethode ausgeschlossen, dafür braucht es aber zusätzliche Leute, die die Aufzeichnungen durchführen. Der Einsatz dieser Methode wird hauptsächlich dort überlegt, wo es regelmäßige Tätigkeiten gibt, zum Beispiel im Bereich der Fertigung. Bei Dienstleistungen und im Büro ist die Aufzeichnung schon viel schwieriger, weil es völlig unterschiedliche Tätigkeiten gibt, die sich auch rasch überschneiden können. Bei der Nutzung von Maschinen und Werkzeug ist dieser rasche Wechsel natürlich auch möglich, aber eher seltener anzutreffen.

Es gibt und gab auch Versuche, über die Zeitaufnahmen mitzuschreiben, was wer an seinem Arbeitsplatz an Leistungen verrichtet, um Einsparungspotential zu erheben. Das ist zum Beispiel auch schon im öffentlichen Dienst durchgeführt worden, wo externe Unternehmen in ihrer Funktion als Unternehmensberatung Einsparungspotentiale auf diese Weise ausfindig machen wollen. Das Problem dabei ist, dass die Tätigkeiten selbst bei ähnlicher Arbeitsplatzbeschreibung sich stark unterschiedlich erweisen können und ein Vergleich zwischen Abteilungen und ihrer Arbeitseffizienz sehr schwierig, manchmal sogar fast unmöglich ist.

Generell kann man mit den Zeitaufnahmen aber auch erheben, welche typischen Tätigkeiten anfallen und wie lange dafür gebraucht wird, um eine Basis für die Entscheidungen in der Personalplanung zu erhalten.

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Um diese Ziele erreichen zu können, braucht es je nach Situation verschiedene Methoden und diese teilen sich in zwei Gruppen, in die summarischen und in die analytischen Methoden, wobei man beides auch kombinieren kann. Es gibt daher viele Ansätze wie Laufzettelmethode, Selbstaufschreibung, Statistische Methode und Schlüsselzahlen als einige dieser Optionen.

Weitere Methoden in der Personalbedarfsplanung sind mit der Analogiemethode, Leitungsspanne, sowie mit den Methoden des Schätzverfahren sowie der Zeitaufnahmen gegeben. Was von all diesen Möglichkeiten ausgewählt wird, hängt von der Situation ab und verschiedene Lösungen lassen sich auch vernetzen.

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Personalplanung mit ZeitaufnahmenArtikel-Thema: Personalplanung Zeitaufnahmen
Beschreibung: Mit Zeitaufnahmen kann per Beobachter für die Personalplanung erhoben werden, wie viel Personal im Unternehmen oder einem Projekt nötig ist.

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Wer das letzte Bearbeitungsdatum angeben will oder muss: letztes Datum: 19. 08. 2020