Buchhaltung und Rechnungen in der Praxis durchführen

Software und digitale Lösungen

Große Veränderungen hat es seit den Anfängen des Internets gegeben, was sich auch bei der alltäglichen Arbeit im Unternehmen zeigt. Davon sind Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer genauso betroffen wie die großen Konzerne. Mit der Hand wird die Buchhaltung schon lange nicht mehr durchgeführt, aber es gibt große Unterschiede in der Praxis. Auch die Rechnungen sind längst digital umgesetzt.

Software hilft bei der Buchhaltung

Ob man nun als Berater, Programmierer oder Arzt selbständig geworden ist oder ob man es mit einem größeren Unternehmen zu tun hat, die Buchhaltung ist Pflicht und sie wird via Computer und Software durchgeführt. Der große Unterschied besteht darin, dass man für einen kleinen Betrieb einschlägige Buchhaltungsprogramme erwerben kann, während große Unternehmen oder auch Unternehmensberater mit vielen angeschlossenen Kundenbuchhaltungen eigene Programme entwickeln oder entwickeln lassen. Teilweise wird auch auf Software zurückgegriffen, die für große Datenmengen und Strukturen vorgesehen ist.

Die Buchhaltung ist an sich schon ein hilfreiches Datenwerk, um den Trend bei Umsatz, Kosten und anderer Größen hinterfragen und vergleichen zu können. Mithilfe der Buchhaltungsprogramme kann man sogar noch einfacher Abfragen starten und sehen, ob das heurige Jahr besser oder schwächer läuft als das Jahr davor. Zudem ist die Eingabe sehr einfach.

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Buchhaltung vs. Jahresabschluss

Eine Frage ist aber offen, denn welches Wissen braucht man, um selbst die Buchhaltung durchführen zu können? Wer eine Handelsschule oder eine Handelsakademie sowie andere Schulen mit unternehmerischer Ausrichtung besucht hat, hat das Basiswissen in Rechnungswesen mitbekommen. Wer dieses Wissen nicht hat, bekommt die Buchhaltung aber trotzdem relativ leicht hin. Damit ist die monatliche Aufstellung von Kosten und Einnahmen gemeint, die zur Ermittlung einer Steuerzahlung führt.

Anders sieht es aus, wenn es um den Jahresabschluss geht. Denn die alltäglichen Buchungen ändern sich nur unwesentlich. Bei den Bewertungen, bei etwaigen Sonderposten und den Formularen selbst gibt es hingegen so viele Informationen, dass ein Profi besser wäre. Daher wird oft die Lösung gewählt, dass man sich die Buchhaltung selbst macht, aber den Jahresabschluss an einen externen Dienstleister weitergibt. Dort ist man stets am Laufenden und es können keine Fehler passieren. Die Fehler können nämlich auch bedeuten, dann man mehr Steuern zahlt, als eigentlich nötig.

Rechnungen im Computerzeitalter

Ein wesentlicher Faktor in der Buchhaltung sind die Rechnungen. Die laufenden Kosten (Miete, Lieferanten, etc.) sind genauso gefragt wie die Einnahmen durch die Kundschaft. Aber die Rechnungen werden fast nur noch per Computer erstellt, wobei manche die Rechnungen dann noch per Post verschicken, immer öfter wird die Rechnung als PDF per E-Mail weitergeleitet. Im zweiten Fall ist das eine reine digitale Lösung und sie ist immer öfter gefragt.

Zusätzlich kann man die Rechnungen auch über einschlägige Formulare erstellen (lassen), wodurch auch die Anforderung der X-Rechnung möglich geworden ist.