Musterbrief für die Absage einer Angebotslegung
Information, warum man nicht anbieten kann
Für ein Unternehmen ist es eine sehr erfreuliche Aktion, wenn sich Unternehmen oder private Personen für die Produkte und Dienstleistungen interessieren und um ein Angebot per Anfrage ersuchen. Dies ist auch der klassische erste Schritt in der Kommunikation zwischen Nachfrager und Anbieter, wie man dies auf dem Markt auch antrifft, nur dass hier der Schriftverkehr das persönliche Gespräch ersetzt.
Angebotsanfrage mit Absage professionell beantworten
Aber so erfreulich auch die Anfrage ist, es ist nicht immer möglich, dem Wunsch zu entsprechen. Unternehmen können gerade Lieferprobleme haben, es kann ein Maschinenpark ausfallen, die Urlaubszeit anstehen oder der Krankheitsteufel zugeschlagen haben. Außerdem kann es sich um Produkte handeln, die nicht mehr hergestellt werden oder bei denen sich gerade eine Überarbeitung ergibt.
Wichtig ist in so einer Situation, dass man nicht einfach "schade" sagt, sondern den Anfrager entsprechend informiert. Vielleicht gibt es später eine Möglichkeit, ins Geschäft zu kommen. Wenn man sich gar nicht meldet, wird das wohl kaum der Fall sein können, weil man den Kunden verärgert hat. Und im Zeitalter des Kundenservice, wodurch man sich stärker unterscheiden kann als durch die immer ähnlicheren Produkte ist die Zuverlässigkeit besonders wichtig.
Wesentlich ist, dass man bei der Antwort Bezug auf die Anfrage nimmt, damit der Empfänger weiß, was gemeint ist. Jener kann auch verschiedene Anfragen geschrieben haben und daher ist es wichtig, worauf man sich bezieht. Eine Begründung, warum man kein Angebot erstellen kann, ist ebenfalls in den Mittelpunkt zu rücken. Außerdem kann man die Antwort nutzen, um auf weitere Möglichkeiten, Produkte und/oder Dienstleistungen hinzuweisen. Vielleicht gibt es doch noch etwas, was Interesse weckt.
Nachstehend finden Sie einen Musterbrief, wie so eine Absage geschrieben werden könnte.
Musterbrief für die Absage eines Angebots
Ihre Anfrage um ein Angebot für 15 Sitzgruppen Modell Terrasse a07
Sehr geehrte/r (Name),
vielen Dank für Ihre Anfrage und das Vertrauen, das Sie uns entgegenbringen.
Leider ziehen wir aktuell mit unserer Hauptfertigung um und können die Produkte weder anbieten noch liefern.
Erst wenn die Produktion wieder läuft, können wir Ihnen ein verbindliches Angebot inklusive verlässlicher Zeitangaben schicken.
Wir haben Ihre Anfrage aber gespeichert und halten sie in Evidenz. Wenn der Umzug vollzogen ist, was vermutlich in einem Monat der Fall sein sollte, kontaktieren wir Sie umgehend. Sollte die Anfrage dann noch ein Thema sein, schicken wir Ihnen rasch das gewünschte Angebot zu.
Ungeachtet dessen bedanken wir uns nochmals für die Kontaktaufnahme und freuen uns schon auf die nächsten Anfragen.
Mit freundlichen Grüßen
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