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Musterbrief für die Beantwortung einer Kundenanfrage

Weitere Informationen auf Anfrage schreiben

Nicht immer ist nach einer Anfrage einer Kundin oder eines Kunden - auch eines anderen Unternehmens - sofort ein Angebot zu stellen. Bei selbsterklärenden Produkten wird das wohl so sein, aber es gibt auch Situationen, in denen zum Beispiel die Lieferzeit ein wichtiger Eckpfeiler der Kaufentscheidung ist oder weitere Fragen zum Produkt gestellt werden müssen, bevor man sich festlegen kann, ob dieses Produkt wirklich geeignet ist.

Dem Kunden nach einer Anfrage die Fragen beantworten

Ein unternehmerischer Fehler ist es, solche Anfragen nicht zu beantworten, denn dahinter verbirgt sich ein möglicher Verkauf. Richtig ist vielmehr, auf solche Anfragen im Rahmen des Kundenservice rasch und professionell einzugehen, auch wenn man damit ein wenig Arbeit hat und nicht jede Antwort auch zu einem Verkauf führt oder führen kann. Das scheint ohnehin klar zu sein, aber nicht wenige beantworten nur Anfragen nach bestimmten Produkten mit einer Chance auf einen Auftrag und nicht allgemeine Anfragen.

Es gibt je nach Branche und Geschäftsidee immer wieder Anfragen nicht über das Produkt selbst, sondern zum Beispiel über die Zahlungsrahmen, über die Lieferzeit oder ob überhaupt aktuell geliefert werden kann. Bei individuellen Lösungen wie etwa im Bereich der Hausgestaltung kann auch die Fertigung ein Thema sein, die Wahl von Farben für Möbelstücke oder ähnliche Fragestellungen, mit denen man konfrontiert ist.

Wesentlich ist bei der Beantwortung, dass man auf die angefragten Details eingeht und keine Romane erzählt. Die Leute haben Fragen und wollen Antworten und keine Werbesprüche. Sie wollen eine Hilfestellung haben, die die Entscheidung für oder gegen den Anbieter erleichtert.

Nachstehend finden Sie einen Musterbrief, wie man eine solche Antwort schreiben könnte. Die Situationen sind natürlich sehr unterschiedliche, auch abhängig von der individuellen Lage der Anfrage.

Beispielbrief Kundenanfrage beantworten

 

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Dabei kann es aber auch vorkommen, dass man nichts anbieten kann. Angebot absagen bedeutet aber, dass man sein Interesse an einem Geschäft und/oder einer Vermittlung durchaus hat. Das kann für später noch wichtig werden.

Ein häufiger Fall ist das Angebot nach Anfrage als Reaktion. Ein Kunde möchte bestimmte Produkte kaufen und man kann diesem Interesse entsprechen und gibt schriftlich seine Spielregeln bekannt.

Seltener, aber oft sehr wichtig für Unternehmen ist das Angebot für Ausschreibungen wie etwa für öffentliche Rechtsträger oder auch für Großunternehmen, denn diese Aufträge sind meist mit hohen Auftragssummen verbunden und können bei guter Zusammenarbeit auch Folgeaufträge mit sich bringen.

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Infos zum Artikel

Musterbrief Anfrage beantwortenArtikel-Thema: Musterbrief für die Beantwortung einer Kundenanfrage
Beschreibung: Musterbrief über das Schreiben einer Antwort an Kunden nach deren Anfrage mit näheren Details, um einen Verkauf anzubahnen.

Wir werden oft gefragt, ob man die Artikel für Studienarbeiten oder Schularbeiten verwenden darf und die Antwort ist ganz klar ja. Dafür haben wir diese Texte auch erstellt - zur Information und Weiterverwendung. Bitte aber bei Möglichkeit auf diese Seite verweisen.
Wer das letzte Bearbeitungsdatum angeben will oder muss: letztes Datum: 18. 08. 2020