Musterbrief für die Beantwortung einer Kundenanfrage
Weitere Infos zum Angebot mitteilen und Interesse wecken
Nicht immer ist nach einer Anfrage einer Kundin oder eines Kunden - auch eines anderen Unternehmens - sofort ein Angebot zu stellen. Bei selbsterklärenden Produkten wird das wohl so sein, aber es gibt auch Situationen, in denen zum Beispiel die Lieferzeit ein wichtiger Eckpfeiler der Kaufentscheidung ist oder weitere Fragen zum Produkt gestellt werden müssen, bevor man sich festlegen kann, ob dieses Produkt wirklich geeignet ist.
Dem Kunden nach einer Anfrage die Fragen beantworten
Ein unternehmerischer Fehler ist es, solche Anfragen nicht zu beantworten, denn dahinter verbirgt sich ein möglicher Verkauf. Richtig ist vielmehr, auf solche Anfragen im Rahmen des Kundenservice rasch und professionell einzugehen, auch wenn man damit ein wenig Arbeit hat und nicht jede Antwort auch zu einem Verkauf führt oder führen kann. Das scheint ohnehin klar zu sein, aber nicht wenige beantworten nur Anfragen nach bestimmten Produkten mit einer Chance auf einen Auftrag und nicht allgemeine Anfragen.
Es gibt je nach Branche und Geschäftsidee immer wieder Anfragen nicht über das Produkt selbst, sondern zum Beispiel über die Zahlungsrahmen, über die Lieferzeit oder ob überhaupt aktuell geliefert werden kann. Bei individuellen Lösungen wie etwa im Bereich der Hausgestaltung kann auch die Fertigung ein Thema sein, die Wahl von Farben für Möbelstücke oder ähnliche Fragestellungen, mit denen man konfrontiert ist.
Wesentlich ist bei der Beantwortung, dass man auf die angefragten Details eingeht und keine Romane erzählt. Die Leute haben Fragen und wollen Antworten und keine Werbesprüche. Sie wollen eine Hilfestellung haben, die die Entscheidung für oder gegen die Bestellung und den Anbieter erleichtert.
Nachstehend finden Sie einen Musterbrief, wie man eine solche Antwort schreiben könnte. Die Situationen sind natürlich sehr unterschiedliche, auch abhängig von der individuellen Lage der Anfrage.
Musterbrief für eine Kundenbeantwortung
Ihre Anfrage nach einem höhenverstellbaren Kinderschreibtisch
Sehr geehrte(r) (Name der anfragenden Person),
vielen Dank für Ihre Anfrage vom 5. Oktober.
Wir haben tatsächlich einige Modelle von Schreibtischen im Programm, die höhenverstellbar sind und sich somit der aktuellen Größe der Kinder anpassen lassen.
Das Thema ist sehr wichtig geworden, weil man die Ergonomie bei den Kindern nun viel stärker in den Fokus rückt, daher ist auch das Angebot deutlich größer. In der Anlage finden Sie die möglichen Modelle, die vom ganz einfachen Schreibtisch zu einem solchen als Computertisch mit großer Fläche für Schreibaufgaben reichen. Es hängt dann vom individuellen Bedarf ab, welches Modell eher infrage kommen kann.
Die aktuellen Geschäftsbedingungen finden Sie ebenfalls in den Unterlagen.
Gerne erwarten wir Ihre Bestellung.
Mit freundlichen Grüßen
Anlagen
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