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Rechnung schreiben

Welche Daten sind nötig?

Ein Unternehmen, aber auch ein Verein, eine Behörde oder andere Organisationen muss für den ordnungsgemäßen Abschluss einer geschäftlichen Handlung eine Rechnung erstellen, die die Leistung belegt. Das kann eine Dienstleistung sein (Internetverbindung, Programmierung, Beratung) oder auch der Verkauf einer Ware - die Rechnung braucht man auf jeden Fall und ist auch verpflichtend zu stellen.

Man kann auch nicht einfach so irgendeine Rechnung "ich verkaufe dir" schreiben, es braucht bestimmte Informationen, damit sie gültig ist. Das wiederum ist wichtig, weil man sonst als Kunde die Vorsteuer nicht abziehen kann - wenn man etwa von einem Verkauf von Unternehmen zu Unternehmen ausgeht. Die Rechnung ist ein Beweis, ein Beleg in der Buchhaltung und es gibt damit auch Verbindungen bis hin zu Garantieleistungen je nach Handlung.

Eine einfache Rechnung schreiben

Um eine Rechnung zu erstellen, gibt es viele Möglichkeiten - man denke etwa an den Bon bei der Kassa im Supermarkt. Aber wir wollen unsere Überlegungen an ein Unternehmen richten, das eine Rechnung erstellen muss. Im Großunternehmen gibt es meist reichlich Vorlage und eigene Programme, auch online kann man mit verschiedenen Dienstleistungen agieren - selbst im Bezahldienst Paypal gibt es längst die Online-Rechnung für die Verrechnung seiner eigenen Leistungen.

Vorlage für eine einfache Rechnung

Was muss eine Rechnung beinhalten?

Müssen alle Rechnung all diese Informationen aufweisen? Nein - es gibt die Regelung, dass bis zu einem Betrag von meist 400 Euro (kann sich je nach gesetzlicher Lage ändern) die Namen nicht angeführt sein müssen, aber ein wichtiger Ratschlag ist, immer auf gleiche Weise die Rechnung zu schreiben. Wenn man sich bei jeder Rechnung überlegen muss, welche Daten man braucht, wird es kompliziert und zeitaufwendig.

Wie kann man eine Rechnung schreiben?

Beispiel für eine einfache Rechnung in Textform

Musteranbieter
Musterstraße
PLZ Ort
ATU xx (Steuernummer)

Musterverkäufer
Musterstraße
PLZ Ort
Land (hier Deutschland)
DE xx (Steuernummer)

RECHNUNG

Rechnung 47
Datum: 3. Jänner 20..

Rechnung für Umprogrammierung

Sehr geehrter Herr Mustermann,

vielen Dank für Ihren Auftrag. Für die Programmierarbeiten in Ihrem Webshop verrechne ich Ihnen wie vereinbart

EUR 500,-- (keine Umsatzsteuer enthalten).
Es gilt die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag binnen 14 Tagen an mein Konto mit den nachstehenden Daten:

(Kontodaten)

Mit besten Grüßen!

Name

Mit dieser Rechnung kann man auch ohne Tabelle seine Leistung bekanntgeben und sie enthält alle Daten, die notwendig sind - vom Anbieter (Verkäufer, Dienstleister) über den Kunden (Privatperson oder Unternehmen, Verein) bis zu Datum, Rechnungsnummer und natürlich der eigentlichen Leistung.

Ein Roman ist hier nicht zu schreiben, denn der Kunde weiß natürlich, was gemacht wurde. Die einzigen Besonderheiten in diesem Beispiel sind, dass es keine Umsatzsteuer gibt, weil es ein Export von Österreich nach Deutschland ist und nach aktuellem Steuerrecht braucht es den Zusatz der Steuerschuldnerschaft. Darauf weisen Unternehmen auch bei neuen Anbietern immer hin und das sollte man auch wissen.

Was wäre gewesen, wenn es ein österreichischer Kunde oder ein deutscher Anbieter wäre? Dann bleibt alles gleich, aber die Berechnung würde sich auf

EUR 500,-- + 20 % USt EUR 100 = EUR 600,-- (in Deutschland 19 %)

ändern.

Muss man die UID-Steuernummer immer angeben? Bei kleinen Rechnungen bis etwa 400 Euro nicht wirklich, aber es ist ratsam, eine Vorlage zu nehmen und diese für die weiteren Rechnungen zu nutzen. Und dann stehen die Daten immer auf der Rechnung und müssen nicht nachgefordert werden, was stets Zeit kosten würde.

Macht eine Rechnung in Textform Sinn?

Ein Einzelunternehmer hat vielleicht nicht so viele Rechnungen zu erstellen und dann kann es ausreichen, auf diese einfache Art und Weise seine Leistung in Rechnung zu stellen.

In der Praxis wird man aber lieber mit Tabellen arbeiten, weil man a) vielleicht mehr als eine Leistung oder mehr als eine Ware verrechnen muss und b) ist es übersichtlicher. Muss man mehrere Rechnungen kontrollieren, sieht man auf einen Blick, was Sache war - bei der Textform müsste man sich den Text der Verrechnung immer durchlesen und braucht länger.

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Die Rechnung schreiben ist der Abschluss einer Geschäftshandlung im Unternehmen, wenn man Waren verkauft hat oder eine Dienstleistung abgeschlossen wurde. Wer nicht oft eine Rechnung schreibt oder gerade erst sein eigenes Unternehmen gegründet hat, hat mitunter Mühe, weil man auf viele Daten achten muss. Dabei ist die Aufgabe recht einfach, egal, ob im deutschen Sprachraum oder gar per Internet rund um den Erdball. Und auch für Privatpersonen ist es einfach, seine Leistungen zu verrechnen.

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Rechnung schreibenArtikel-Thema: Rechnung schreiben
Beschreibung: Einfaches Beispiel einer ⚡ Rechnung mit allen Daten, die für die ordnungsgemäße Rechnungerstellung notwendig sind - in diesem Fall in reiner Textform.

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