Musterbriefe für die Absage eines Kunden
Auftrag des Kunden wird nicht umgesetzt
Das Ziel eines Unternehmens, oft auch eines Vereins und anderer Organisationen ist es, neue Kundschaften und/oder Mitglieder für sich zu gewinnen. Im Falle des Unternehmens will man auch Aufträge erhalten, was ja der Sinn der Aktion sein sollte. Aber trotzdem kann es sein, dass man aktuell keinen neuen Kunden brauchen kann oder es gibt andere Gründe.
Dann sollte man aber professionell darauf reagieren und eine entsprechende Antwort anbieten und das ist die Absage für den Kunden, damit dieser informiert ist. Die Absage eines Kunden kann mit einem direkten Auftrag oder einer Anfrage zusammenhängen, es gibt aber auch generelle Situationen, in denen neue Kunden nicht gebraucht werden können. Im privaten Umfeld kennt man das von Ärztinnen und Ärzte, die keine neuen Patienten aufnehmen wollen oder können - wobei dies meist telefonisch abgeklärt wird.
Absage des Kunden: keine Zeit
Ein Beispiel, das durchaus öfter in der Realität gegeben ist, ist ein neuer Kunde für einen Einzelunternehmer, der dafür keine Zeit hat. Das kann zum Beispiel ein Programmierer sein, der erfreulicherweise einen großen Auftrag an Land ziehen hat können und der erfordert die volle Aufmerksamkeit - meist für Wochen, wenn nicht sogar Monate.
Es ist schön, wenn Herr Mayer sich unaufgefordert meldet und abklären will, ob man ihm eine neue Internetseite programmieren kann. Normalerweise würde man sich über den Kontakt freuen, doch aktuell passt das gar nicht - rein von der Zeit her. Und so muss man ihm absagen.
Das kann absolut sein, man kann ihm aber auch anbieten, dass er sich später wieder melden soll, weil dann eine Zusammenarbeit vielleicht wieder möglich ist.
Nachstehend finden Sie einen Musterbrief, wie so eine Absage geschrieben werden könnte.
Musterbrief für die Absage an den Kunden
Ihre Anfrage um Programmierung einer neuen Webseite
Sehr geehrte/r (Name),
vielen Dank für Ihre Anfrage wegen der Umsetzung Ihrer geplanten Webseite.
Leider habe ich aktuell einen sehr großen Auftrag abzuarbeiten, der die volle Aufmerksamkeit erfordert und ein weiteres Projekt würde sich nicht in der professionellen Art und Weise durchführen lassen, die dieses erfordern würde. Es wäre daher unseriös, für Sie die Aufgabe zu übernehmen.
Für die nächsten zwei Monate kann ich daher keine neuen Aufträge übernehmen, werde dann aber wieder Ressourcen zur Verfügung haben. Ich kenne jetzt nicht ihren Zeitrahmen, aber wenn Sie nicht sofort die Umsetzung brauchen, ist eine Zusammenarbeit trotzdem möglich.
Ich biete Ihnen an, dass ich mich umgehend melde, wenn ich für Ihr Projekt wieder ausreichend Zeit habe, um dieses in Angriff zu nehmen.
Mit freundlichen Grüßen
Absage des Kunden: nicht zuständig
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, warum man einen Auftrag nicht übernehmen will oder noch deutlicher, warum man generell einen möglichen Kunden nicht als Teil seiner Kundschaft sieht. In den meisten Fällen wird man wohl ein Kapazitätsproblem haben wie im vorherigen Fall eines Einzelunternehmers.
Es kann aber auch sein, dass man sich nicht zuständig fühlt oder dass Aufgaben angefragt sind, die nicht dem eigenen Portfolio entsprechen. Bleiben wir dafür bei einem Einzelunternehmer und stellen wir uns vor, dass ein Grafiker eine Anfrage bekommt, sich um die Suchmaschinenoptimierung einer Internetseite zu kümmern.
Das kommt in der Praxis gar nicht so selten vor, weil die Leute oft gar nicht wissen, wo der Grafiker mit seinen optischen Arbeiten aufhört und wo die Optimierung für den Geschäftserfolg beginnt. Beides hängt zusammen, sind aber unterschiedliche Arbeitsbereiche. Der Grafiker wird diese Aufgabe absagen, weil es nicht sein zentrales Tätigkeitsfeld ist.
Musterbrief für Absage der Umsetzung
Ihre Anfrage bezüglich Suchmaschinenoptimierung
Sehr geehrte/r (Name),
vielen Dank für Ihre Anfrage in Sachen Optimierung Ihrer Webseite.
Ich arbeite selbständig für viele Unternehmen als Grafiker und daher entwickle ich auch Layouts für viele Internetseiten, jedoch beschränke ich mich auf die grafischen Arbeiten. Programmierungen oder Themen wie SEO zur Verbesserung des Erfolgs im Internet gehören nicht dazu.
Ich kann Ihnen daher kein Angebot für solche Arbeiten anbieten, jedoch kenne ich aus meinem Netzwerk sehr gute Dienstleister, die Sie unterstützen können. Sofern Sie daran Interesse haben, kann ich den Kontakt zu diesen herstellen.
Mit freundlichen Grüßen
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