Musterbriefe: negative Auskunft nach Anfrage
Frage beantworten, aber absagen
Der Kundenservice ist zum wichtigsten Teil des Unternehmens in der Informationsgesellschaft geworden, aber er wird häufig vorenthalten, wenn man gar keine Chance auf eine Bestellung hat. Dabei ist eine entsprechende Information durchaus die Chance, weiterempfohlen zu werden und das kann sich mittelfristig lohnen. Gerade bei Anfragen, bei denen man nicht tätig werden kann, gibt es verschiedene Wege, wie man agieren kann.
Kundenanfrage mit Abweisung beantworten
Es gibt verschiedene Situationen, in denen man dem Kundenwunsch nicht entsprechen kann. Die klassische Situation ist dann gegeben, wenn eine Kundin oder ein Kunde nach einem Produkt und seine Liefermöglichkeit anfragt und man aktuell dieses Produkt nicht zur Verfügung hat, weil es ausverkauft ist. Dann ist es aber trotzdem grundfalsch, einfach nicht zu reagieren, weil die Kundinnen und Kunden könnten später ja nochmals anfragen oder andere Wünsche haben und man hätte sie verloren.
Es kann auch gut sein, dass man aktuell aufgrund eigener Aktivitäten einem Wunsch nicht entsprechen kann, etwa weil die Zeit fehlt und man Aufträge nicht übernehmen kann oder will. Später wären die Aufträge aber nett und daher ist es auch in diesem Fall wichtig, richtig und professionell zu informieren, sei es bei Privatkunden oder bei unternehmerischen Partnern.
Wichtig ist bei dieser Beantwortung, dass man auf die Anfrage eingeht, damit der Empfänger sich verstanden fühlt und dass man kurz aber präzise ausführt, warum das nicht möglich ist, worum angefragt worden ist.
Nachstehend ein Beispieltext für die Absage einer Anfrage, weil man schlichtweg die gefragten Dienstleistungen nicht mehr zur Verfügung stellen kann.
Musterbrief für eine Absage nach Angebotsanfrage
Ihre Anfrage um ein Angebot über die Wetterstation "immer sonnig"
Sehr geehrte(r) (Name der anfragenden Person),
vielen Dank für Ihre Anfrage und das Vertrauen, das Sie uns entgegenbringen.
Leider ist die von Ihnen angefragte Wetterstation Marke "immer sonnig" aktuell vergriffen und es wird wohl etwa einen Monat dauern, bis wir neue Artikel geliefert bekommen. Ihre Daten haben wir aber vermerkt und melden uns umgehend, wenn die Wetterstation wieder vorrätig ist. Sollten Sie dann noch diese haben wollen, werden wir Sie umgehend zuschicken. Es ist aber auch kein Problem, wenn Sie sich in der Zwischenzeit für eine andere Lösung entscheiden.
Wir bitten Sie um Verständnis und freuen uns aber bereits Ihre nächsten Anfragen.
Mit freundlichen Grüßen
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