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Musterbriefe: negative Auskunft nach Anfrage

Frage beantworten, aber absagen

Der Kundenservice ist zum wichtigsten Teil des Unternehmens in der Informationsgesellschaft geworden, aber er wird häufig vorenthalten, wenn man gar keine Chance auf eine Bestellung hat. Dabei ist eine entsprechende Information durchaus die Chance, weiterempfohlen zu werden und das kann sich mittelfristig lohnen. Gerade bei Anfragen, bei denen man nicht tätig werden kann, gibt es verschiedene Wege, wie man agieren kann.

Kundenanfrage mit Abweisung beantworten

Es gibt verschiedene Situationen, in denen man dem Kundenwunsch nicht entsprechen kann. Die klassische Situation ist dann gegeben, wenn eine Kundin oder ein Kunde nach einem Produkt und seine Liefermöglichkeit anfragt und man aktuell dieses Produkt nicht zur Verfügung hat, weil es ausverkauft ist. Dann ist es aber trotzdem grundfalsch, einfach nicht zu reagieren, weil die Kundinnen und Kunden könnten später ja nochmals anfragen oder andere Wünsche haben und man hätte sie verloren.

Anfrage negativ beantworten

Es kann auch gut sein, dass man aktuell aufgrund eigener Aktivitäten einem Wunsch nicht entsprechen kann, etwa weil die Zeit fehlt und man Aufträge nicht übernehmen kann oder will. Später wären die Aufträge aber nett und daher ist es auch in diesem Fall wichtig, richtig und professionell zu informieren, sei es bei Privatkunden oder bei unternehmerischen Partnern.

Wichtig ist bei dieser Beantwortung, dass man auf die Anfrage eingeht, damit der Empfänger sich verstanden fühlt und dass man kurz aber präzise ausführt, warum das nicht möglich ist, worum angefragt worden ist.

Nachstehend ein Beispieltext für die Absage einer Anfrage, weil man schlichtweg die gefragten Dienstleistungen nicht mehr zur Verfügung stellen kann.

Musterbrief für eine Absage nach Angebotsanfrage

Ihre Anfrage um ein Angebot über die Wetterstation "immer sonnig"

Sehr geehrte(r) (Name der anfragenden Person),

vielen Dank für Ihre Anfrage und das Vertrauen, das Sie uns entgegenbringen.

Leider ist die von Ihnen angefragte Wetterstation Marke "immer sonnig" aktuell vergriffen und es wird wohl etwa einen Monat dauern, bis wir neue Artikel geliefert bekommen. Ihre Daten haben wir aber vermerkt und melden uns umgehend, wenn die Wetterstation wieder vorrätig ist. Sollten Sie dann noch diese haben wollen, werden wir Sie umgehend zuschicken. Es ist aber auch kein Problem, wenn Sie sich in der Zwischenzeit für eine andere Lösung entscheiden.

Wir bitten Sie um Verständnis und freuen uns aber bereits Ihre nächsten Anfragen.

Mit freundlichen Grüßen

 

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Anfrage nach Prospektmaterial ist eine typische Situation für eine Anfrage oft von Privatpersonen an Unternehmen, aber auch von Unternehmen selbst. Eine weitere Situation ist bei der Anfrage nach Zeitungsartikel gegeben, wenn man etwas gelesen hat und mehr wissen möchte, um sich entscheiden zu können.

Firmen und Privathaushalte schreiben auch oft eine Anfrage nach Messebesuch wegen eines Produkts oder anderer Angebote. Unternehmen brauchen die Anfragen auch für ihre Projekte etwa eine Anfrage für einen Seminarraum zwecks Veranstaltung oder dergleichen mehr.

Eine wichtige Anfrage zwischen Unternehmen ist auch gegeben, wenn es um die Zusammenarbeit geht. Die Anfrage für eine Kooperation ist dann das Thema, um sein Netzwerk zu erweitern.

Die andere Seite der Medaille ist die Reaktion auf eine Anfrage. Anfrage beantworten ist eine wichtige Übung im Schriftverkehr, denn auch wenn man nichts anbieten kann, erweckt man einen professionellen Eindruck. Das gilt auch bei Nichterfüllung im Sinne einer Anfrage negativ beantworten zwecks Information der Kunden. Ein typischer Fall ist die Antwort mit Prospekt für nähere Details.

Manchmal gibt es aber einen Plan B mit alternativen Angeboten. Anfrage: Alternative anbieten bedeutet, dass man zwar nicht dem Wunsch entsprechen kann, aber vielleicht ist die Alternative auch passend und man kommt ins Geschäft.

Wichtig ist auch die verlässliche Kommunikation. Kundinnen und Kunden erwarten, dass ihre Anfrage ankommt und bearbeitet wird. Hilfreich ist dabei die E-Mail-Bestätigung für Anfrage.

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Musterbrief Anfrage negativ beantwortenArtikel-Thema: Musterbriefe: negative Auskunft nach Anfrage
Beschreibung: Die ⚡ Beantwortung einer Anfrage, die man nicht erfüllen kann, ist auch wichtig für ✅ Kundschaft und mögliche Partner, eventuell für spätere Lieferung.

Wir werden oft gefragt, ob man die Artikel für Studienarbeiten oder Schularbeiten verwenden darf und die Antwort ist ganz klar ja. Dafür haben wir diese Texte auch erstellt - zur Information und Weiterverwendung. Bitte aber bei Möglichkeit auf diese Seite verweisen.
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