Flexible Arbeitszeitlösungen durch Software

Daheim und im Büro arbeiten ist kein Widerspruch

Die Zeiten, in denen sich Angestellte tagein, tagaus an den Schreibtisch im Büro setzen mussten, sind längst vergangen. Immer mehr Arbeitnehmer bleiben mindestens einen Tag in der Woche zu Hause, um von dort aus ihre täglichen Aufgaben zu verrichten. Dementsprechend sind Homeoffice-Lösungen in zahlreichen Unternehmen inzwischen Standard. So ist es keine Seltenheit mehr, dass sich mehrere Kollegen einen Schreibtisch teilen – wer gerade im Büro ist, nutzt ihn.

Doch was geschieht, wenn die Arbeitszeiten mehrerer Arbeitnehmer kollidieren? Damit sich nicht plötzlich zwei Mitarbeiter um einen Schreibtischplatz streiten müssen, ist eine clevere Desk-Sharing-Software gefragt. Neben der Planung der Arbeitszeiten bietet diese jedoch noch weitere Vorteile.

Warum kleine Unternehmen vom „geteilten Schreibtisch“ profitieren

Homeoffice ist in Deutschland längst kein Fremdwort mehr. Bereits zu Beginn der Corona-Pandemie boten einige Unternehmen ihren Mitarbeitern an, von zu Hause aus zu arbeiten. Inzwischen sind solche Homeoffice-Möglichkeiten ein wichtiges Kriterium für frische Fachkräfte, die nach einem neuen Arbeitsplatz suchen.

Unternehmen reagieren mehr und mehr auf den Trend. Rund 60 Prozent ermöglichen bereits die Arbeit zu Hause. Daher verwundert es nicht, dass in der Bundesrepublik überdurchschnittlich viele Arbeitnehmer am heimischen Schreibtisch tätig sind. Durchschnittlich arbeiten die Deutschen 1,6 Tage pro Woche im Homeoffice. Im europaweiten Vergleich stehen sie damit an zweiter Stelle. Nur die Finnen bleiben für die Büroarbeit noch lieber in den eigenen vier Wänden.

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Zwar können Homeoffice-Angebote ganz eigene Herausforderungen mit sich bringen. Insbesondere für kleine Firmen bergen sie jedoch viele Vorteile. So können etwa die angemieteten Büroflächen deutlich kleiner ausfallen, wenn nicht alle Mitarbeiter ständig vor Ort sind. Das spart Kosten, die wiederum für wichtige Neuanschaffungen genutzt werden können.

Wann „geteilte Schreibtische“ besonders sinnvoll sind

Speziell administrative Aufgaben erfordern nicht zwingend die persönliche Anwesenheit von Arbeitskräften. Sie können bequem vom Schreibtisch zu Hause aus erledigt werden. Gleiches gilt für IT-Tätigkeiten, kreative Projekte oder die Kundenberatung. Demnach können viele Mitarbeiter eines Unternehmens mehrere Tage in der Woche im Homeoffice arbeiten. Sollte ihre Anwesenheit im Büro erforderlich sein, sind „geteilte Schreibtische“ eine gute Idee.

Das bedeutet, die Arbeitnehmer verzichten auf einen fixen Arbeitsplatz, der in ihrer Abwesenheit leer bleibt. Stattdessen teilen sie sich die Nutzung eines Schreibtisches ein.

Wie sich flexible Arbeitszeiten unkompliziert planen lassen

Ein „geteilter Schreibtisch“ birgt allerdings das Risiko, dass zwei oder mehr Arbeitnehmer ihn gleichzeitig nutzen möchten. Das geschieht meist, wenn innerhalb der Firma Absprachen fehlen. In einem solchen Fall können die Angestellten nicht wissen, wann welcher Mitarbeiter im Büro auftaucht.

Abhilfe schafft ein unkompliziertes Desk Sharing Tool. Integriert dieses einen Live-Plan, haben alle Mitarbeiter den Überblick über die aktuellen Arbeitsplatzreservierungen im Büro. Mithilfe einer Kalenderansicht oder eines interaktiven Grundrisses sehen sie, welche Arbeitsplätze zu welchen Zeitpunkten belegt sind. Das erleichtert es den Kollegen, die eigene Anwesenheit am Schreibtisch ihrer Wahl zu planen.

Insbesondere bei bestimmten Projekten sind solche Software-Lösungen sinnvoll. Dank ihnen können die Mitarbeiter dann ins Büro kommen, wenn ihre Teammitglieder ebenfalls anwesend sind. Das erspart ihnen lange Terminabsprachen sowie langwierige Telefon- oder Onlinekonferenzen.

Wie Desk Sharing Tools zur Bürooptimierung beitragen

Eine Desk-Sharing-Plattform hilft nicht nur dabei, die Präsens-Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu koordinieren. Sie kann ebenfalls einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Büroräume leisten – zumindest indirekt.

Schließlich lässt sich mithilfe dieser Buchungssysteme eine einfache Büro-Statistik aufstellen. Anhand der Arbeitsplatzreservierungen können Unternehmen auf einen Blick feststellen:

• wann die Auslastung im Büro besonders hoch ausfällt
• an welchen Tagen nur wenige Kollegen anwesend sind
• welche Uhrzeiten für die Büroarbeit am meisten favorisiert werden

Ebenfalls lassen sich anhand der Analyse die beliebtesten Arbeitsplätze erkennen.

Das Wissen darüber, welche Schreibtische bei den Mitarbeitern überdurchschnittlich begehrt sind, ist für die Bürogestaltung essenziell. Schließlich können die Verantwortlichen prüfen, was den „Lieblingsschreibtisch“ von den restlichen Arbeitsplätzen unterscheidet. Bietet er mehr Platz? Sind die Lichtverhältnisse besonders angenehm?

Anhand dieser Erkenntnisse können die anderen Arbeitsbereiche im Büro an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst werden. Das erhöht die Zufriedenheit der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz und somit ihre Motivation. Diese wiederum kann zu mehr Engagement führen, das sich vorteilhaft auf die gesamte Produktivität der Firma auswirkt.