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Personalbedarfsplanung und ihre Aufgaben

Ermittlung der nötigen Mitarbeiter

Die Personalbedarfsplanung ist eine Kernfunktion des Personalmanagement und beinhaltet die Ermittlung des Personal-Sollbestandes, also die Zahl jener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die man braucht, um seine Aufgaben im Unternehmen erfüllen zu können. Dabei wird zwischen dem gegenwärtigen und dem zukünftigen Personalstand unterschieden.

Aufgaben der Personalplanung oder Personalbedarfsplanung

Somit ist die Personalbedarfsplanung nicht nur für die nächsten fünf Minuten im Einsatz, sondern auch für das nächste halbe Jahr, wenn bekannt ist, welche Aufgaben zu erfüllen sind. Das betrifft zum Beispiel auch neue Aufgaben, die das Unternehmen beschlossen hat, neue Projekte oder andere Maßnahmen, die den Personalstand beeinflussen können und zwar sowohl, was neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch was die Reduktion des Personalstandes betrifft.

Neben der Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Personalbedarfsplanung auch mit anderen Kernthemen betraut. Man kann das Personal rein auf die Zahl herunterbrechen, was bedeutet, dass man sich nur auf die Quantität bei allen Planungen beschränkt. Was die Leute können oder nicht können, spielt dabei nicht die große Rolle. Es gibt aber noch andere Kriterien, die bei der Planung berücksichtigt werden könnten und auch sollten.

Dazu gehört die räumliche Frage, also wo man wie viele Leute braucht und ob es an einer Stelle zu viele gibt, an einer anderen aber zu wenige, die mitarbeiten können. Auch die zeitliche Frage ist eine wesentliche im Personalmanagement geworden. Neben den Zeitverträgen spielt hier auch eine Rolle, wann die Leute zur Verfügung stehen. Wenn man in einem halben Jahr ein Projekt starten will, macht es keinen Sinn, wenn die Leute in einem Jahr am Arbeitsmarkt zu haben wären. Und schließlich gibt es auch den Faktor Qualifikation, wodurch erhoben wird, welche Fertigkeiten und welches Wissen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufweisen. Im Hinblick auf das Streben nach Wirtschaftlichkeit ist gerade die Qualität ein wesentlicher Faktor.

Einfacher Begriff, viele Fragestellungen

Die Personalplanung (oder technisch Personalbedarfsplanung) ist als Begriff recht einfach zu verstehen, aber man erkennt nicht auf den ersten Blick die vielen Faktoren, die da hereinspielen. Denn eine neue Filiale in einem anderen Bundesland stellt sich schon als Herausforderung dar, denn man braucht einen Filialleiter, Leute, die die Arbeit verrichten und vieles mehr. Und die gibt es vor Ort vielleicht gar nicht. Wenn man dann erst in einem halben Jahr startet, möchte heute viele nicht darauf warten müssen und suchen sich eine andere Arbeitsstelle.

Die Aufgabe ist daher alles andere als einfach und erfordert auch viel Erfahrung und Instinkt sowie ein gutes Netzwerk, um sich im Bedarfsfall helfen lassen zu können.

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Die Personalbedarfsplanung funktioniert auf verschiedenen Ebenen. Es gibt daher sehr viele verschiedene Ziele für das Unternehmen. Das reicht von der Frage der Menge an Mitarbeiter bis zu ihren Qualifikationen.

Die ersten Ziele der Personalplanung fallen schnell ein, dazu zählt die Anzahl der Mitarbeiter für neue oder bestehende Aufgaben. Auch der Ort der Mitarbeiter ist ein bekanntes Ziel, denn man braucht die Leute dort, wo die Aufgabe zu erfüllen ist. Schwieriger wird es schon bei der Qualifikation der Mitarbeiter für die Durchführung der Aufgaben. Auch der Zeitpunkt der Personalaufnahme ist wesentlich.

Es gibt aber ganz eigene Ziele in der Personalplanung, die sich stark von jenen der früheren Personalverwaltung unterscheiden. Dazu gehört die Anpassungsfähigkeit und somit das Ziel, auf den Markt reagieren zu können. Auch die Innovationsfähigkeit zählt dazu, was bedeutet, dass man neue Leute für neue Aufgaben etwa neue Technologien aufbauen kann und muss.

Weitere Ziele in der Personalplanung sind die Leistungssicherung im Unternehmen auch bei Krankenstand und Urlaub und gleichzeitig aber auch ein gesundes Maß an Arbeitsbelastung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit sie nicht überfordert sind und es zum Burn-out kommen kann. Über allem steht natürlich die Wirtschaftlichkeit.

Um diese Ziele erreichen zu können, braucht es je nach Situation verschiedene Methoden und diese teilen sich in zwei Gruppen, in die summarischen und in die analytischen Methoden, wobei man beides auch kombinieren kann. Es gibt daher viele Ansätze wie Laufzettelmethode, Selbstaufschreibung, Statistische Methode und Schlüsselzahlen als einige dieser Optionen.

Weitere Methoden in der Personalbedarfsplanung sind mit der Analogiemethode, Leitungsspanne, sowie mit den Methoden des Schätzverfahren sowie der Zeitaufnahmen gegeben. Was von all diesen Möglichkeiten ausgewählt wird, hängt von der Situation ab und verschiedene Lösungen lassen sich auch vernetzen.

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Personal PersonalbedarfsplanungArtikel-Thema: Personalbedarfsplanung und ihre Aufgaben
Beschreibung: Die Personalbedarfsplanung hat die Aufgabe, die tatsächliche Zahl an benötigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie mögliche Fehlbestände zu ermitteln.

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