Bezugszeichen im Brief schreiben
Bezugszeichen im Brief mit Vordruck und im formlosen Brief
Ein weiteres Detail im Schriftverkehr, bei dem sich der Brief von der E-Mail unterscheidet, sind die Bezugszeichen. Die Bezugszeichen sind nicht in jedem Brief gefragt, weil bei einem Schreiben an eine Behörde hat man oft keinen Ansprechpartner und es gibt auch keine vorherige Korrespondenz, auf die man sich beziehen kann, aber im Geschäftsleben gibt es diese Informationen durchaus. Sie sind auch beim formlosen Brief ein Thema, wenn auch nicht sehr häufig.
Was sind Bezugszeichen im Schriftverkehr?
Die Bezugszeichen sind Hinweise darauf, wer die Kontaktperson ist, wer vielleicht im Vorfeld ein Schreiben geschickt hat und auch wann diese Kontaktaufnahme erfolgt ist. Bei Briefen zwischen Unternehmen spielen die Bezugszeichen eine Rolle, allerdings ist es auch hier so, dass viel öfter bereits per E-Mail kommuniziert wird. Beim E-Mail gibt es die Zeile mit den Bezugszeichen nicht wie beim Vordruck für Briefe, wobei Computerprogramme sie aber durchaus in der Textverarbeitung nutzen können. Im E-Mail muss man den Bezug manuell im Text schreiben, beim Brief gibt es die entsprechenden Felder.
Liste der Bezugszeichen in einem Brief
Bei einem Vordruck gibt es eine Zeile zum Ausfüllen der Bezugszeichen. Ein typischer Vordruck hat dabei folgende Reihenfolge vorgesehen:
- Ihr Zeichen
- Ihre Nachricht vom
- Unser Zeichen
- Unsere Nachricht vom
- Telefon, Name
- Datum
Nicht immer gibt es für jeden der Punkte auch Inhalt. Das Datum, das in der Form
4. Oktober 2013
geschrieben wird, ist stets ein Thema. Auch Telefon, Name bietet sich an, um den zuständigen Bearbeiter mit der Telefonnummer und/oder Durchwahl anzuführen. Alle anderen Felder werden berücksichtigt, wenn es dazu Daten gibt.
Bezugszeichen in einem formlosen Brief
Was ist nun aber, wenn man keinen Vordruck verwendet und dennoch auf die Bezugszeichen Rücksicht nehmen will, um den Empfänger darauf hinzuweisen? In dem Fall wird rechts vom Adressblock, also neben der Empfängeradresse, ein zusätzlicher Block angeboten, beim dem folgende Reihenfolge empfohlen wird:
- Ihr Zeichen
- Ihre Nachricht vom:
- Unser Zeichen
- Unsere Nachricht vom:
- Name:
- Telefon:
- Mobil:
- Fax:
- E-Mail:
- Internet:
- Datum:
Einige dieser Informationen wie Telefon, Mobil, Fax oder auch die technischen Daten wie E-Mail oder Internet können auch entfallen, wenn sie andernorts angeführt sind, zum Beispiel am Ende des Briefes.
Viele formlose Briefe werden ohne Bezugszeichen geschrieben. Private Briefe haben ohnehin keine solche Informationen und Briefe an Unternehmen werden immer öfter als E-Mail verfasst, sind ansonsten aber ohne vorherigem Schriftverkehr zu schreiben, sodass es auch keinen Bezug gibt. Wenn man sich auf eine Bestellung bezieht, ist der zusätzliche Block mit den Bezugszeichen eine große Hilfestellung für das Unternehmen, auch für Behörden oder andere Organisationen.
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