Brief richtig schreiben auf Basis der Normen
Grundlagen zum Schreiben von Briefe
Sehr lange Zeit galt der Brief als das absolute Werkzeug im Schriftverkehr, dessen sich schon die Menschen in der Antike angenommen hatten, der im Mittelalter die verschiedenen Königsfamilien miteinander verband und der auch nach dem Zweiten Weltkrieg ein Thema war. Thema ist der Brief auch heute noch, aber er hat starke Konkurrenz durch das E-Mail erhalten. Mit der technischen Lösung des E-Mail kann man Briefe schneller verschicken, aber es gelten trotzdem die gleichen Regeln.
Die Bedeutung des Briefes ist aber als Schriftstück weiterhin sehr wichtig. Zwar werden mehr E-Mails als Briefe verschickt, doch der Geschäftsbrief ist noch immer ein Thema und viele Dokumente werden mit einem Begleitbrief oder mit einem ausführlicheren Schreiben von A nach B geschickt. Dabei gibt es vor allem zwei verschiedene Varianten.
Brief ohne Vordruck vs. Brief mit Vordruck
Der Brief kann in verschiedener Form entworfen und geschrieben werden, wobei es davon abhängt, ob es einen Vordruck gibt oder nicht. Behörden haben solche Vordrucke, auch Unternehmen verwenden sie und die Tatsache, dass Briefe fast nur noch mit dem Computer geschrieben werden, ändert daran nichts, weil beim Ausdruck einfach der Vordruck verwendet wird. Ein Vordruck ist dabei ein Briefpapier, auf dem bereits der Firmenkopf oder die Bezeichnung einer Organisation, eines Vereins oder einer Behörde zu finden ist. Damit gibt es das Logo und die Absenderadresse, aber auch Positionen für den Betreff oder für die Informationen wie "unsere Zeichen" und "Ihre Zeichen" für die Geschäftskommunikation.
Davon unterscheidet sich der Brief ohne Vordruck, der fast den gleichen Aufbau hat, nur die Zeichen-Hinweise gibt es nicht als eigene Position, diese werden bei Bedarf beim Betreff angeführt. Statt der gedruckten Adresse schreibt man die Absenderadresse und als Grundlage dient ein weißes Blatt Papier, auf dem der Brief angeführt wird.
Unterschied zum E-Mail
In diesem Kapitel werden Details zu den Briefspezialitäten angeführt, die es im E-Mail nicht gibt. Das E-Mail hat durch die entsprechenden Programme verschiedene Details bereits vorweggenommen wie die Absenderadresse, die Empfängeradresse, den Betreff oder den Anhang. Aber Anrede, Text und Grußformen gilt es hier wie dort einzuhalten. In diesem Kapitel werden daher jene Funktionen näher ausgeführt, die für das Schreiben vom Brief wesentlich sind, die aber beim E-Mail kein Thema sind.
Grundlagen für das Schreiben von Briefe
In jedem Land gibt es eigene Formvorschriften, die es zu beachten gilt. In Österreich ist die ÖNORM A 1080 wesentlich, in Deutschland die DIN 5008. Beide überschneiden sich in den meisten Punkten, nur kleine Details weichen ab. Für den deutschsprachigen Raum gilt daher meist die gleiche Regelung.
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