Anfrage nach Seminarraum

Musterbrief für Veranstalter

Eigentlich könnte man davon ausgehen, dass die Anfrage und andere Formen des Schriftverkehrs kaum mehr benötigt werden. Die Online-Shops bieten die Bestellung an, selbst bei Hotels werden die Räumlichkeiten mitunter per Formular angeboten. Und trotzdem braucht man immer wieder die klassische Anfrage, gerade bei Räumlichkeiten.

Anfrage nach Seminarraum

Sowohl Unternehmen als auch etwa Vereine brauchen immer wieder Veranstaltungsräume für die verschiedensten Zwecke. Das können Schulungen und andere Arten von Fortbildungen sein, das können auch Vorträge und Kongresse sein. Dafür braucht es genug Raum und meist zumindest einen großen Raum für viele Personen, für die man selbst keinen Platz hat oder den man an einem bestimmten Ort sucht - etwa als Verbindung mit Ausflugszielen, Eröffnungen vor Ort oder ähnlichen Anlässen.

Also gilt es, entsprechende Angebote einzuholen und das beginnt mit der Anfrage. Das Auswählen per Formular bei Hotels in der Region wäre zwar eine Option, aber meist braucht es irgendwelche Besonderheiten - technische Ausstattung zum Beispiel - und schon funktioniert das Herumgeklicke nicht und ein normaler Brief ist viel praktischer. Ob dieser dann wie immer öfter geschehen per E-Mail versandt wird oder wirklich als Brief spielt keine Rolle.

Woraus ist zu achten? Man muss ausführen, was man vor hat, was der Raum können muss und wann man die Räumlichkeiten benötigt werden. Sollte man eine Empfehlung bekommen haben, wie das von Geschäftspartnern und Freunden bei Seminarhotels immer wieder der Fall ist, ist es kein Fehler, diese auch zu nennen, um das Interesse noch mehr zu verstärken.

Nachstehend ein Beispielbrief, wie man so eine Anfrage verfassen könnte.

Musterbrief für die Anfrage nach Seminarräume

Anfrage nach Seminarraum

Sehr geehrte Damen und Herren!

Wir veranstalten Ende Februar 20.. für eine Woche ein großes Seminar zum Thema Online-Marketing und erwarten bei dieser Veranstaltung 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Die Veranstaltung ist zum einen für die Weitergabe von Wissen und Information vorgesehen, es soll aber auch der Netzwerkgedanke untereinander gestärkt werden und das gilt auch für neue Kontakte für unser eigenes Unternehmen.

Das funktioniert am besten in einer gemütlichen Atmosphäre und von Frau XY der Firma XY wurde uns Ihr Seminarhotel empfohlen, weil die Atmosphäre bei bereits durchgeführten Events ausgezeichnet war.

Ich bitte Sie daher um Auskunft, ob entsprechende Räumlichkeiten für geschätzte 60 Personen in der Woche von XX bis XX zur Verfügung stehen und ersuche um entsprechende Informationen über Kosten für die Buchung des Raumes sowie für ein Paket mit den notwendigen Gästezimmern.

Für Rückfragen erreichen Sie mich unter den nachstehenden Kontaktdaten:

Name / Telefonnummer / E-Mail-Adresse / (ev. Messenger oder andere Kontaktform)

Mit freundlichen Grüßen!

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Die andere Seite der Medaille ist die Reaktion auf eine Anfrage. Anfrage beantworten ist eine wichtige Übung im Schriftverkehr, denn auch wenn man nichts anbieten kann, erweckt man einen professionellen Eindruck. Das gilt auch bei Nichterfüllung im Sinne einer Anfrage negativ beantworten zwecks Information der Kunden. Ein typischer Fall ist die Antwort mit Prospekt für nähere Details.

Manchmal gibt es aber einen Plan B mit alternativen Angeboten. Anfrage: Alternative anbieten bedeutet, dass man zwar nicht dem Wunsch entsprechen kann, aber vielleicht ist die Alternative auch passend und man kommt ins Geschäft.

Wichtig ist auch die verlässliche Kommunikation. Kundinnen und Kunden erwarten, dass ihre Anfrage ankommt und bearbeitet wird. Hilfreich ist dabei die E-Mail-Bestätigung für Anfrage.