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Belege und Belegarten in der Buchhaltung

Von der Lohnliste bis zum Bankauszug

Der Beleg in der Buchhaltung ist ein Beweisstück. Damit lässt sich beweisen, dass man die Beträge in der Buchhaltung - egal, ob in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder in der doppelten Buchhaltung - nicht erfunden hat, sondern dass der Geschäftsfall so war, wie er in die Buchhaltung eingetragen wurde. Hat man hohe Kosten, dann zahlt man weniger Steuern, aber das muss auch beweisbar bleiben und dafür braucht es die Belege.

Gliederung der Belege

Welche Aufgabe hat der Beleg?

Der Beleg beweist den Geschäftsfall, also etwa den Einkauf oder Verkauf. Auch eine hohe Telefonrechnung kann so bewiesen werden und das gilt für jeden weiteren Geschäftsfall. Glaubt das Finanzamt die hohen Kosten nicht, kann man mit seinen Belegen beweisen, dass diese wirklich zu zahlen waren - etwa bei einem neuen Projekt oder einer Erweiterung. Deshalb müssen die Belege auch professionell gesammelt, gebucht und auch für einige Jahre aufbewahrt werden. Sie sind auch Grundlage einer Betriebsprüfung, bei der anhand der Belege die Arbeit in der Buchhaltung hinterfragt wird.

Was ist ein Einzelbeleg?

Der Einzelbeleg ist ein Beweisstück für einen einzelnen Geschäftsfall und kann einen Verkauf, Einkauf oder jegliche Zahlung beinhalten. Damit unterscheidet sich der Einzelbeleg vom Sammelbeleg, bei dem etwa auf einer Lohnliste verschiedene Geschäftsfälle zusammengeführt wurden. Ein Einzelbeleg ergibt einen Geschäftsfall und damit eine Buchung in der Buchhaltung oder auch eine Eintragung bei einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Was ist ein Sammelbeleg?

Der Sammelbeleg ist genauso ein Beleg wie jeder Einzelbeleg, aber es gibt mehr Geschäftsfälle zu verarbeiten. Die Sammelbelege haben den Sinn, dass mit einem Beleg mehrere Geschäftsfälle zusammen angeführt werden können. Typische Fälle sind die Lohnlisten mit mehreren Mitarbeitern auf einem Beleg oder der Bankauszug mit Einzahlungen und Auszahlungen, die jede für sich ein Geschäftsfall darstellen.

Beispiele zu Einzelbelege und Sammelbelege

Rechnungen und Gutschriften

Neben den Bankbelegen und je nach Unternehmen Kassabelegen sind die Rechnungen ein ständiger Begleiter. Es gibt dabei drei Arten von Rechnungen:

Bei den Rechnungen versteht man in der Buchhaltung in der Regel die Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung. Die Eingangsrechnung entsteht, wenn ein Lieferant Waren zugestellt hat oder eine Dienstleistung erbracht hat, die noch nicht bezahlt ist.

Eingang = wir bekommen die Rechnung = Lieferverbindlichkeiten.

Das Gegenteil ist, wenn wir Dienstleistungen erbracht haben oder Waren geliefert wurden, denn dann schreiben wir eine Ausgangsrechnung an den Kunden.

Ausgang = wir verschicken die Rechnung = Lieferforderungen

Zusätzlich gibt es die Gutschriften. Dabei gibt es

In beiden Fällen reduziert sich die Schuld für die Rechnung. Bei der Gutschrift vom Lieferanten müssen wir weniger für die erstellte Rechnung ergo Leistung zahlen, bei jener an den Kunden muss der Kunde weniger Zahlen. Nicht berücksichtigt ist dabei ein sofort gewährter Rabatt, der beim Buchen ohnehin abgezogen wird und keine eigene Gutschrift darstellt.

Bankbelege

Die Bankbelege sind noch viel wichtiger geworden als in den Jahrzehnten davor. Es ist heute kaum mehr vorstellbar, dass man den Lohn bar ausbezahlt bekommt. Das Stichwort Überweisung führt automatisch zum Bankkonto und von der Miete bis zum Gehalt werden fast alle Beträge überwiesen ergo über das Bankkonto abgewickelt.

Bankbelege haben oft das Kürzel B oder BA und es handelt sich dabei meistens um Sammelbelege, weil verschiedene Geldflüsse aufgelistet sind. Es kann natürlich auch einen Bankbeleg ergo Bankauszug geben, auf dem nur eine Rechnung bezahlt wurde. Dann wäre dies ein Einzelbeleg.

Kassabelege

Wer eine Handkassa führt, muss die Bewegungen genauso in der Buchhaltung berücksichtigen wie man dies bei den Bankbewegungen erledigen muss. Dabei gibt es aber auch die Situation, dass man keine Handkassa hat, aber zum Beispiel mit Bargeld nach einer Bankabhebung Büromaterial einkauft. Das gilt es genauso als Aufwand zu verbuchen.

Beispiele für Kassabelege sind:

Das Kassabuch kann ein simpler Din A4-Bericht mit Einnahmen (Tageslosung) und Ausgaben sein, es kann aber auch eine lange Liste von Bewegungen sein. Ein kleiner Obsthändler am Markt wird wohl so ein Kassabuch führen. Viele Unternehmen haben kein solches, weil sämtliche Beträge über die Bank laufen.

Und der Trend geht immer mehr in diese Richtung, weil etwa bei Einnahmen-Ausgaben-Rechner auch keine Kassa vorrätig ist und immer öfter mit Bankomatkarte ergo über das Bankkonto bezahlt wird. Damit sind diese Zahlungen Teil der Bankbelege, aber der Kassabon - die Rechnung beim Einkaufen - ist weiterhin ein wichtiger Beleg für die Art des Einkaufs.

Postbelege

Wer viel mit Versand zu tun hat, hat auch viele Postbelege, die bekunden, wie teuer die Gebühren waren. Das ist natürlich auch in der Buchhaltung anzuführen. Die Postbelege können Briefe wie auch Pakete zum Inhalt haben und ein Versandhaus hat hier einen erheblichen Kostenfaktor, ein kleiner Einzelunternehmer wird eher nur selten etwas verschicken, wenn er Dienstleister ist. Als Händler kann das aber schon wieder ganz anders aussehen. Postbelege haben das Kürzel P.

Vorschreibungen

Neben den üblichen Geschäftsfällen gibt es auch Vorschreibungen von Behörden und Verwaltung. Für alle Unternehmen ist dies die Vorschreibung, wie viel Steuer man zu zahlen hat - so man genug Umsatz und Gewinn im letzten Jahr generieren konnte und wie hoch die Sozialversicherung ist.

Diese Vorschreibungen haben normalerweise das Kürzel S für sonstige Belege.

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Die Aufgaben der Buchhaltung gehen weit über die Gewinnermittlung und die Steuerhöhe hinaus. Deshalb gibt es auch viele Interessenten an den Zahlen - von der Bank bis zum Personal. Basis der Arbeit in der Buchhaltung sind die Belege sowie die Grundsätze, wie vorzugehen ist.

Basierend auf die Geschäftsfälle unterscheidet man bestimmte Kategorien von Größen, die in der Bilanz später auch eine wichtige Rolle spielen. Besonders oft hat man es damit zu tun:

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Bedeutung der Belege in der BuchhaltungArtikel-Thema: Belege und Belegarten in der Buchhaltung
Beschreibung: Grundlagen über die 💰 Belege und Belegarten zum ✅ Nachweis der Geschäftsfälle, die in die Buchhaltung eingetragen wurden.

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