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Belege und Belegarten in der Buchhaltung

Belegarten: von der Lohnliste bis zum Bankauszug

Der Beleg ist im Sinne der Buchhaltung ein Beweisstück. Damit lässt sich beweisen, dass man die Beträge in der Buchhaltung - egal, ob in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder in der doppelten Buchhaltung - nicht erfunden oder per Darttafel ermittelt hat, sondern dass der Geschäftsfall so war, wie er in die Buchhaltung eingetragen wurde.

Damit kann man sich absichern, wenn bei einer Betriebsprüfung Unglaube herrschen sollte und auch verschiedene Vorgänge innerhalb des Unternehmens, beispielsweise Geschäfte über drei Ecken mit verschiedenen Partnern lassen sich leichter erklärt. Dass die Eintragungen stimmen, beweist der Beleg und daher ist es nicht nur eine nervige Angelegenheit, die Zettelwirtschaft aufzuheben, sondern auch ein Selbstschutz.

Es gibt dabei aber die unterschiedlichsten Belegarten. Bei manchen hängt es davon ab, welches Geschäft man betreibt und wie groß das Unternehmen ist, bei anderen gibt es mit Sicherheit Belege. Beispielsweise sind Lohn- und Gehaltslisten nicht überall zu finden. Wenn man als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer tätig ist, gibt es kein Personal.

Den Kontoauszug vom Bankkonto, das für die Überweisungen und Einkünfte genutzt wird, hat aber praktisch jeder. Es kommt heute kaum mehr vor, dass man ohne Bank ein Unternehmen führen kann, selbst beim kleinen Marktstand wird der Tageserlös auf die Bank eingezahlt.

Die Belege werden grundsätzlich nach zwei Belegarten untergliedert: den Fremdbelegen und den Eigenbelegen. Das kann irritierend sein, denn ein über das Onlinebanking erstellter Auszug des Bankkontos ist ein Fremdbeleg, obwohl man ihn für das eigene Konto selbst ausgedruckt hatte. Aber die Daten kommen von externer Stelle und daher ist es doch ein Fremdbeleg. Ein Fremdbeleg ist auch die Eingangsrechnung vom Lieferanten, Belege von der Post oder Steuerbescheide.

Eigenbelege sind hingegen die Lohnlisten, die Gehaltslisten, die Ausgangsrechnungen an die Kunden oder Spesenrechnungen.

Belegarten in der Buchhaltung

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Übersicht der Themen

Einteilung der Belegarten
Die Einteilung der Belegarten entspricht den verschiedenen Geschäftsfällen wie Rechnungen oder interne Belege und auch Ersatzbelege.

Ausgangsrechnung
Die Ausgangsrechnung als eigener Beleg und Rechnung an den Kunden, der die Ware bereits erhalten hat und den Betrag zahlen muss.

Eingangsrechnung
Die Eingangsrechnung vom Lieferanten als Fremdbeleg, den man erhält, um für die bereits gelieferte Ware den Betrag zahlen zu können.

Bankbelege
Die Bankbelege wie den Bankauszug und die Bedeutung für die Buchhaltung bzw. für das Belegwesen zur Dokumentation.

Kassabuch
Grundlagen über das Kassabuch als Beleg für die Geldbewegungen in und aus der Kassa, sei es ein Kassasystem im Handel oder eine Handkassa.

Einzelbeleg
Der Einzelbeleg unterscheidet sich vom Sammelbeleg dadurch, dass er einen Geschäftsfall dokumentiert.

Sammelbeleg
Der Sammelbeleg dokumentiert für die Buchführung mehr als einen Geschäftsfall, zum Beispiel die Lohnlisten und damit verschiedene Zahlungen auf einmal.

Vorschreibungen
Vorschreibungen von der Sozialversicherung und den Finanzbehörden sind auch wichtige Belege für Kosten, die das Unternehmen zu bezahlen hat.

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