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Belege und Belegarten in der Buchhaltung

Von der Lohnliste bis zum Bankauszug

Der Beleg in der Buchhaltung ist ein Beweisstück. Damit lässt sich beweisen, dass man die Beträge in der Buchhaltung - egal, ob in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder in der doppelten Buchhaltung - nicht erfunden hat, sondern dass der Geschäftsfall so war, wie er in die Buchhaltung eingetragen wurde. Hat man hohe Kosten, dann zahlt man weniger Steuern, aber das muss auch beweisbar bleiben und dafür braucht es die Belege.

Welche Aufgabe hat der Beleg?

Der Beleg beweist den Geschäftsfall, also etwa den Einkauf oder Verkauf. Auch eine hohe Telefonrechnung kann so bewiesen werden und das gilt für jeden weiteren Geschäftsfall. Glaubt das Finanzamt die hohen Kosten nicht, kann man mit seinen Belegen beweisen, dass diese wirklich zu zahlen waren - etwa bei einem neuen Projekt oder einer Erweiterung. Deshalb müssen die Belege auch professionell gesammelt, gebucht und auch für einige Jahre aufbewahrt werden. Sie sind auch Grundlage einer Betriebsprüfung, bei der anhand der Belege die Arbeit in der Buchhaltung hinterfragt wird.

Belege und Belegarten in der Buchhaltung

Damit kann man sich absichern, wenn bei einer Betriebsprüfung Unglaube herrschen sollte und auch verschiedene Vorgänge innerhalb des Unternehmens, beispielsweise Geschäfte über drei Ecken mit verschiedenen Partnern lassen sich leichter erklären. Dass die Eintragungen stimmen, beweist der Beleg und daher ist es nicht nur eine nervige Angelegenheit, die Zettelwirtschaft aufzuheben, sondern auch ein Selbstschutz.

Es gibt dabei aber die unterschiedlichsten Belegarten. Bei manchen hängt es davon ab, welches Geschäft man betreibt und wie groß das Unternehmen ist, bei anderen gibt es mit Sicherheit Belege. Beispielsweise sind Lohn- und Gehaltslisten nicht überall zu finden. Wenn man als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer tätig ist, gibt es kein Personal.

Den Kontoauszug vom Bankkonto, das für die Überweisungen und Einkünfte genutzt wird, hat aber praktisch jeder. Es kommt heute kaum mehr vor, dass man ohne Bank ein Unternehmen führen kann, selbst beim kleinen Marktstand wird der Tageserlös auf die Bank eingezahlt.

Einteilung von Belege

Die Belege werden grundsätzlich nach zwei Belegarten untergliedert: den Fremdbelegen und den Eigenbelegen. Das kann irritierend sein, denn ein über das Onlinebanking erstellter Auszug des Bankkontos ist ein Fremdbeleg, obwohl man ihn für das eigene Konto selbst ausgedruckt hatte. Aber die Daten kommen von externer Stelle und daher ist es doch ein Fremdbeleg. Ein Fremdbeleg ist auch die Eingangsrechnung vom Lieferanten, Belege von der Post oder Steuerbescheide.

Eigenbelege sind hingegen die Lohnlisten, die Gehaltslisten, die Ausgangsrechnungen an die Kunden oder Spesenrechnungen, die man selbst zusammengestellt hatte.

Außerdem kann man den Einzelbeleg vom Sammelbeleg unterscheiden. Meist liegt ein Einzelbeleg vor, wenn ein Geschäftsfall mit einem Beleg abgebildet wird - zum Beispiel der Einkauf von Büromaterial. Aber es gibt auch die Sammelbelege und ein häufiges Beispiel ist die Lohnliste, bei der man auch nur einen Beleg hat, aber auf diesem finden sich sämtliche Informationen für die Lohnauszahlungen und das ergibt mehrere oder gar viele Buchungen.

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Der Beleg ist der Beweis für die erfolgte Geschäftshandlung, wobei es eine Einteilung der Belegarten gibt. Man kann generell den Einzelbeleg vom Sammelbeleg unterscheiden. Ersteres für einen einzelnen Geschäftsfall wie einen Einkauf, zweiteres könnte eine Lohnliste sein.

Typische Belege sind die Rechnungen wie die Ausgangsrechnung und die Eingangsrechnung sowie natürlich die Bankbelege. Da die meisten Zahlungen und Erträge über die Bank laufen, ist der Bankauszug heute noch wichtiger als früher. Das Kassabuch spielt daher nicht immer eine Hauptrolle, der Kassabon ist aber für Bareinkäufe nach wie vor ein Thema. Auch der Postbeleg belegt die Kosten für den Versand und ähnliche Ausgaben.

Weitere Möglichkeiten sind etwa eine Gutschrift an Kunden oder auch die verschiedensten Vorschreibungen von der Steuervorschreibung des Finanzamtes bis zu der Vorschreibung der Versicherungen, wie etwa auch der gesetzlichen Sozialversicherung.

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Buchhaltung BelegeArtikel-Thema: Belege und Belegarten in der Buchhaltung
Beschreibung: Grundlagen über die 💰 Belege und Belegarten zum ✅ Nachweis der Geschäftsfälle, die in die Buchhaltung eingetragen wurden.

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