Doppelte Buchhaltung und ihre Aufgaben
Soll, Haben und doppelte Erfassung
Die doppelte Buchhaltung ist das meist anzutreffende System in der Buchhaltung. Dabei wird jeder Geschäftsfall zweifach berücksichtigt, nämlich mit einem Buchungssatz, der eine Soll-Seite und eine Haben-Seite beinhaltet. Kauft man Waren per Bargeld ein, dann werden die Waren am Warenkonto eingetragen und die Zahlung in der Kassa berücksichtigt. Beide Seiten müssen gleich groß sein, denn letztlich führt die doppelte Buchhaltung in die Bilanz als Abschluss eines Jahres oder Quartals und auch dort müssen beide Seiten gleich groß sein.
Wie wird in der doppelten Buchhaltung gearbeitet?
Grundlage sind die Konten, wobei man Bestandskonten und Erfolgskonten sowie Zwischenkonten unterscheiden. Ein Konto ist etwa jenes eines Girokontos auf der Bank und bietet sich an, um Zahlungen und Einnahmen zu buchen. Die Konten sind gegliedert und werden Jahr für Jahr entweder neu geschaffen wie die Erfolgskonten (für Telefonkosten zum Beispiel) oder von Jahr zu Jahr weitergeführt wie die Bestandskonten (Handelswaren, Kredit, Bankkonto). Jeder Geschäftsfall bezieht sich auf zumindest zwei Konten - eines im Soll, eines im Haben.
Lernt man die doppelte Buchhaltung schnell?
Ja, wenn man das Prinzip verstanden hat, weil es eine Logik gibt, die immer angewandt wird. Versteht man Soll und Haben und die Überlegungen dazu, wird jeder Geschäftsfall sehr einfach und kann auch rasch umgesetzt werden. Ein Einkauf von einem neuen Firmenauto läuft genauso ab wie der Einkauf von 50 Blatt Papier für den Drucker. Das System ist stets gleich, nur die Beträge sind andere.
Worum geht es bei der doppelten Buchhaltung?
Wieso aber doppelte Buchhaltung oder Buchführung und was ist damit gemeint? Wenn man sich einen einfachen Geschäftsfall überlegt, zum Beispiel den Kauf von Tintenpatronen für den Drucker, dann würde man in der sogenannten einfachen Buchhaltung, ergo Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Überschussrechnung folgendes in seine Buchhaltungsliste schreiben:
Büromaterial (oder so ähnlich) EUR 50,--
Das war es. Die 50 Euro kommen in die Spalte der Ausgaben und der Fall ist erledigt. Nicht so bei der doppelten Buchhaltung. Aus dem genannten Vorgang wird ein Geschäftsfall und führt zur Buchungsanweisung, die da lautet:
Büromaterial an Kassa EUR 50,--
wobei im Soll des Kontos Büromaterial die 50 Euro ebenso eingetragen werden wie im Haben des Kontos Kassa und damit ist die Bezeichnung doppelt auch schon erklärt. Denn jeder Vorgang verursacht zwei Handlungen: einmal im Soll eines Kontos und einmal im Haben. Soll steht für die Mittelverwendung und Haben für die Mittelherkunft oder einfacher: im Soll steht, wofür man Geld ausgegeben hat und im Haben, woher das Geld kam. Das kann jetzt ein Lieferant sein (= Kreditfunktion), das Bankkonto, das Kassakonto oder andere Finanzierungsformen.
Da jeder Geschäftsfall im Soll und Haben vermerkt wird, bleiben Soll und Haben in Summe bei Zusammenfassung aller Konten gleich hoch. Die doppelte Buchhaltung liefert von den Geschäftsfällen her die gleichen Ergebnisse wie die einfache Buchhaltung, nur durch die Abgrenzungen und Bewertungen gibt es Unterschiede im Ergebnis. Doch durch die Konten kann man Rückfragen stellen, die bei der einfachen Buchhaltung nicht möglich sind.
Video über die doppelte Buchhaltung (YouTube)
Unterschiede doppelte Buchhaltung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Obwohl das so auch nicht ganz stimmt, denn viele nutzen Buchhaltungsprogramme, in denen einfache Listen für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eingesetzt werden und dort kann man auch jede Art (zum Beispiel Kassa oder Warenverkauf) abfragen. Der große Unterschied ist vielmehr, dass zum einen in der doppelten Buchhaltung Werte über das Jahr übernommen werden und damit eine fortlaufende Trendrechnung möglich wird.
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung schließt man mit dem Jahr ab und beginnt überall mit null im neuen Jahr, auch wenn das Bankkonto auf der Hausbank weiterhin einen Kontostand hat. Aber in der Buchhaltung gibt es einen Neustart. Das ist in der doppelten Buchhaltung nicht so, weil man mit dem Endbestand des Vorjahres als Anfangsbestand des neuen Jahres weitermacht. Die Schulden werden übernommen, die Warenmenge, die Schulden der Kunden und vieles mehr.
Außerdem gibt es Bilanzarbeiten, weil man verschiedene Situationen bewertet wie etwa Rückstellungen für mögliche spätere Zahlungen, Abgrenzungen von Rechnungen, die auch das neue Jahr betreffen und vieles mehr. Solche Aktionen gibt es bei der einfacheren Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht.
Soll und Haben ist nicht so unbekannt
Das Prinzip von Soll und Haben kennt aber jeder, der ein eigenes Bankkonto hat. Beträge, die auf das Konto eingezahlt werden, erhöhen den Kontostand und sind im Soll, Beträge, die vom Konto abgebucht wurden, sind im Haben und reduzieren das Bankkonto. Genauso arbeitet auch die doppelte Buchhaltung. Auch bei Versandhäusern, die mit Posten arbeiten, wird eine Aufstellung in diesem Kontext angeboten.
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