Buchungssatz in der Buchhaltung
Aus der Geschäftshandlung wird ein Buchungssatz
Nachdem ein Geschäftsfall erfolgt ist, gibt es den Beleg als Beweisstück, der in der Buchhaltung vorliegt und aus dem herauszulesen ist, wann was warum mit wem und wie passiert ist. Jede Menge Fragen also, die es zu klären gilt, um zum Buchungssatz zu kommen und damit zu der Verarbeitung der vorliegenden Informationen. Das Ziel muss es sein, aus dem Geschäftsfall die Grundlage für das eigentliche Buchen zu schaffen.
Wie kommt man vom Geschäftsfall zum Buchungssatz?
Dazu ein einfaches Beispiel: es liegt eine Rechnung von der Tankstelle vor, die verbucht werden soll. Das kann problematisch werden, wenn nicht klar ist, mit welchem Fahrzeug getankt wurde und es mehrere Fahrzeuge gibt, die im Unternehmen benutzt werden. Das kann noch heikler werden, wenn es PKW und LKW gibt und die Steuersituation unterschiedlich ist.
Wir nehmen aber an, dass der PKW angeführt ist und wissen daher, dass mit dem Fahrzeug x getankt wurde. Damit ist der Fall schon klarer und wir wissen, dass im Soll das angelegte Aufwandskonto zu stehen hat, in dem der PKW-Aufwand zu finden ist. Wenn es sich um keinen großen PKW handelt, für den eine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt, braucht man sich um die Vorsteuer nicht zu kümmern und kann brutto arbeiten.
Nun muss aber noch geklärt werden, wie das Tanken bezahlt wurde. Häufig passiert das an der Tankstelle bar, dann würde als Haben-Hälfte des Buchungssatzes die Kassa stehen. Es kann aber auch eine Bankomatkarte sein, wodurch die Buchung im Rahmen der Bankbelege erfolgen würde.
Nachdem auch das geklärt ist, kann der Buchungssatz gebildet werden, zum Beispiel
PKW-Aufwand an Kassa EUR 60,--
Womit aus dem Beleg ein Buchungssatz geworden ist, der jetzt nur noch eingebucht werden muss. Die wichtigste Arbeit beim Buchen besteht in der Bildung des Buchungssatzes und das kann sehr schwierig werden, wenn man nur irgendeinen Zahlencode auf einer Rechnung findet ohne Text, um was es sich dabei handelt. Bucht man selbst als Unternehmer, wird man sich wohl noch daran erinnern, weshalb es aber auch den Grundsatz gibt, dass man möglichst umgehend die Buchhaltung ergänzen soll.
Bucht man aber als eigener Buchhalter oder als externer Mitarbeiter einer Kanzlei, wird oft die Rückfrage beim Unternehmen bzw. Unternehmer nötig sein, um zuordnen zu können, was hier eigentlich gekauft wurde. Sind die Fakten klar, ist die Buchung eigentlich nur noch Formsache.
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