Musterbriefe: Kundenanfrage mit Alternativvorschlag
Alternatives Produkt vorschlagen
Es gibt Anfragen, die sich auf ein bestimmtes Produkt beziehen, das aber aktuell nicht lagernd ist oder das es gar nicht mehr gibt. Dann gibt es die Möglichkeit, eine Absage als Auskunft zurückzuschicken oder man bemüht sich um eine Alternative, so eine vorhanden und möglich ist. Mit der zweiten Option kann man vielleicht doch einen Geschäftsabschluss herstellen, wenn die Kundin oder der Kunde einverstanden ist, obwohl der ursprüngliche Wunsch gar nicht umsetzbar ist.
Kundenanfrage durch Alternative beantworten
Es kann die unterschiedlichsten Situationen geben, warum man gerade die Kundenanfrage nicht wunschgemäß erfüllen kann. In einer Agentur könnte es sein, dass der übliche Kollege erkrankt ist und man könnte einen anderen Kollegen vorschlagen, der den Auftrag übernimmt.
Häufiger wird man die Situation im Handelsbereich erleben, wenn ein Produkt angefragt wird, das aber gerade nicht lieferbar ist. Dabei gibt es unterschiedliche Szenarien, denn eine Möglichkeit besteht darin, dass man auf eine spätere Lieferung aufmerksam macht und anfragt, ob die Kundin oder der Kunde so lange warten möchte. Meist wird man aber, gerade bei längerer Wartezeit, eine Alternative anbieten wollen. Wenn die Teller mit rotem Rand nicht zur Verfügung stehen, will man vielleicht die gleichen Teller mit blauem Rand haben und ähnliches ist bei Kleidung und vielen anderen Artikeln auch eine denkbare Variante.
Bei der Beantwortung gilt es daher auf die Anfrage präzise einzugehen und auch darauf hinzuweisen, warum man nicht entsprechen kann. Aber dann ist die Überleitung zur Alternative gefragt - ohne großen Aufwand, ohne viel Text - einfach als besonderer Kundenservice. Damit zeigt man, dass man sich etwas zur Anfrage überlegt hat.
Nachstehend finden Sie einen Musterbrief mit der Möglichkeit der Alternative auf eine Anfrage, wodurch man im Geschäft bleiben könnte und zumindest das Bemühen um die Kundin oder den Kunden aufzeigt.
Musterbrief für Angebot einer Alternative nach Anfrage
Anfrage nach der Gartensitzgruppe XY
Sehr geehrte Frau XX,
vielen Dank für Ihre Anfrage vom 2. Februar 20.. nach der Gartensitzgruppe XY und der Frage des Lagerstands.
Wie Sie richtig bemerkt haben, ist in unserem aktuellen Katalog die Sitzgruppe XY nicht mehr enthalten, weil sie vom Hersteller nicht mehr produziert wird. Wir müssen Ihnen daher leider mitteilen, dass wir kein Angebot erstellen können, es gibt auch keine Restbestände mehr in unserem Lager.
Aber mit der Sitzgruppe XY 2 bieten wir Ihnen gerne eine Alternative an, die von der Konzeption her dem ursprünglichen Produkt sehr ähnlich ist. Bitte entnehmen Sie die Details dem beiliegenden Prospekt mit genauer Preisinformation.
Die Sitzgruppe ist in unserem Lager in großer Stückzahl vorhanden und könnte jederzeit abgeholt oder auch zugestellt werden.
Wir würden uns freuen, wenn die vorgeschlagene Lösung Ihren Vorstellungen entspricht und stehen natürlich für Rückfragen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Firma XY
Beilage (Prospekt)
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