E-Mail-Bestätigung für eine Anfrage schreiben
Information über das Einlagen der Frage
Der große Vorteil der E-Mail im Vergleich zum traditionellen Brief besteht darin, dass man nicht nur schneller erreicht werden kann, man kann auch den Kundenservice deutlich verbessern. Früher wurde ein Brief mit einer Frage zu Produkte, Angebote, Dienstleistungen verschickt und man wusste nicht, ob der Brief überhaupt angekommen ist. Heute kann man das Problem schnell lösen, indem eine einlangende E-Mail sofort bestätigt wird.
Automatische Bestätigung für die Anfrage
Es gibt schon einen erheblichen Widerspruch. Einerseits hat man mit dem Internet und der Kommunikation per E-Mail die viel schnellere Lösung parat als die üblichen Briefe und Postkarten, wie dies früher der Fall war, aber andererseits ist die Unsicherheit groß, ob alles so geklappt hat, wie man sich das eigentlich gedacht hat und wie man es geplant hat. Dazu kommt, dass man einen höheren Anspruch an den Kundendienst hat.
Die Lösung für diese Grundgedanken ist eigentlich sehr einfach, denn man kann per Bestätigung via E-Mail schnell kundtun, dass der Kontakt funktioniert hat. Beim Online-Shop wird dies etwa nach einer Bestellung durch die Bestellbestätigung erfüllt, wobei angeführt ist, was man bestellt hat. Hat das System etwas falsch verstanden (oder genauer: hat man sich geirrt), dann kann man das korrigieren.
Anders verhält es sich, wenn man eine Anfrage per E-Mail bekommt. Hier gibt es verschiedene Ansätze und Lösungen. Eine Möglichkeit besteht darin, dass man eine vollautomatische Bestätigung der Anfrage erstellt, die die Kundin oder der Kunde sofort erhält, womit klar ist, dass die Anfrage angekommen ist. Der andere Weg ist, dass die Bestätigung manuell erstellt wird.
Für den ersten Weg spricht, wenn man sehr viele Anfragen erhält - ein Versandhaus zum Beispiel oder auch ein Anbieter für Internetverbindungen. Bei jeder Anfrage persönlich eine Bestätigung zu schreiben, ist mühsam und wenig realistisch. Anders schaut es aus, wenn man ab und an eine Anfrage erhält, weil die manuelle Lösung hat den Vorteil, dass man auf die Anfrage eingehen kann.
Nachstehend finden Sie ein Beispiel für eine automatische Antwort, weshalb auf die Anfrage nicht präzise eingegangen werden kann. Es ist dies aber trotzdem eine schöne Lösung für die Kundinnen und Kunden, weil sie wissen, dass ihre Anfrage ihr Ziel erreicht hat.
Bestätigung Ihrer Anfrage
Guten Tag,
vielen Dank für Ihr E-Mail und Ihre Anfrage, die wir hiermit bestätigen.
Vielleicht finden Sie aber die gewünschte Antwort auch auf unserer Webseite unter der Rubrik FAQ (Link).
Wir werden uns so rasch als möglich um Ihre Frage kümmern und uns unter der verwendeten E-Mail-Adresse an Sie wenden.
Mit freundlichen Grüßen!
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