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Verbuchung einer Ausgangsrechnung

Grundsätzliche Vorgehensweise mit Steuer und Erlöskonto

Die wesentlichen und typischen Geschäftsfälle im Rahmen der doppelten Buchführung (oder Buchhaltung) sind die Verbuchung von Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung. Gerade am Beginn des Buchens werden die beiden Buchungstypen verwechselt, vor allem was die Wahl von Soll und Haben betrifft. Nachstehend wird eine Ausgangsrechnung entsprechend besprochen. Als Grundlage dient eine einfache Ausgangsrechnung, wie sie häufig vorkommen kann.

Von der Rechnung zur Buchung

Titel Betrag (EUR)
Verkaufpreis 10.000,--
MWSt 2.000,--
Gesamtbetrag 12.000,--

Die grundsätzliche Definition für die Ausgangsrechnung besteht darin, dass ein Kunde (Privatperson oder Unternehmen) etwas gekauft hat und dafür eine Rechnung erhält. Wesentlich ist, dass diese nicht sofort ausgeglichen wird, weil sonst wäre es eine Barzahlung via Kassa. Stattdessen bleibt der Kunde vorerst den Geldbetrag schuldig. Es gilt also, den Rechnungsbetrag korrekt zu verbuchen und auf den Ausgleich zu warten.

Der Buchungssatz ergibt daher

Konto Soll Haben
Kundenkonto 12.000,--  
an Handelswaren-Erlöse   10.000,--
an Umsatzsteuer   2.000,--

Somit ist die Rechnung richtig verbucht, doch ist der Buchungssatz richtig? Das Kundenkonto ist ein aktives Bestandskonto und Vermehrungen finden im Soll, Verminderungen (Zahlungen, Gutschrift) werden im Haben verbucht. Da eine neue Rechnung verbucht wird und sich der Schuldenstand des Kunden bei unserem Unternehmen erhöht, kann das Konto also nur im Soll stehen.

Umgekehrt sind die Handelswaren-Erlöse (oder HW-Erlöse) bei einem normalen Verkauf im Haben zu verbuchen, denn die Erträge sind Habenkonten im Gegensatz zu den Aufwandskonten beim Einkaufen. Also kann das HW-Erlöse-Konto auch nur im Haben stehen und auf der gleichen Seite befindet sich auch das Konto der Umsatzsteuer. Der Buchungssatz wurde also richtig aufgestellt.

Zum Verständnis die Darstellung des Kontos HW-Erlöse

Buchung Soll Haben
AR 1   10.000,--

Der Bestand des Kontos hat sich damit um EUR 10.000,-- erhöht. Das heißt, wir haben jetzt um diesen Betrag mehr Handelswaren verkauft, was ja im Sinne eines Handelsunternehmens ist.

Das Konto Umsatzsteuer enthält den Steuerbetrag

Buchung Soll Haben
AR 1   2.000,--

Umgekehrt ist das Kundenkonto nun dargestellt.

Buchung Soll Haben
Anfangsbestand 10.000,--  
AR 1  12.000,--  

Beim Kundenkonto erhöhte sich hingegen die Schuld des Kunden um die EUR 12.000,--. Erst mit dem Ausgleich der Rechnung wird dieser Geschäftsfall abgeschlossen. Bis dahin ist der Kunde den Betrag für den Einkauf in unserem Unternehmen schuldig, was natürlich auch für einen möglichen bisherigen Schuldbetrag gilt.

Das Beispiel zeigt, wie sich der Buchungssatz auf drei Konten aufteilt. Zählt man die Kontobewegungen zusammen, dann ergibt dies für Soll und Haben den gleichen Betrag von EUR 12.000,--, womit beide Seiten wieder gleich hoch sind. Das ist auch das wesentliche Prinzip der doppelten Buchführung, dass unabhängig von der Anzahl der involvierten Konten beide Seiten stets gleich hoch sein müssen. Andernfalls würde man bei den Abschlussarbeiten zum Jahresende ein Problem bekommen, weil irgendwo ein Fehler entstanden sein muss.

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